Case: Puls & Träning

Øget trivsel og effektivitet i eksisterende lokaler

Fitnesskæden Puls & Träning havde allerede skiftet kontor et par gange, og nu var det tid igen. Lokalerne føltes trange, ineffektive og ikke særligt hyggelige. Denne gang ville ledelsen handle rigtigt fra starten og fik hjælp af Kinnarps' arbejdspladsanalyse Next Office®. Nu har virksomheden ikke kun fået en ny indretning, men fremfor alt en ny og bedre arbejdsmåde – i de eksisterende lokaler.

Puls & Träning startede i 2006. I dag har virksomheden cirka 90 fitnesscentre i Sverige og hovedkontor i Stockholm med ca. 40 medarbejdere. For et par år siden begyndte det at føles trangt på kontoret. Derudover oplevede både ledelsen og de ansatte, at lokalerne ikke fremmede effektivitet og trivsel i den ønskede udstrækning.

Stifter og medejer Karin Sager fortæller:
"Vi havde et relativt nyt kontor, men alligevel var vi ikke rigtigt tilfredse. Vi tænkte, at vi havde brug for at flytte til større lokaler, men efter kontakt med Kinnarps begyndte vi at overveje, om det nærmere var fordi, vi brugte miljøet forkert, og at vi i stedet kunne forbedre det, vi havde."

Kortlægning og analyse

Nøglen til succes var Next Office®, Kinnarps' arbejdspladsanalyse til udvikling af virksomhedstilpassede arbejdsmiljøer. Metoden indebærer, at man kortlægger og analyserer virksomheden, involverer ledelsen og medarbejderne i forandringsprocessen og på det vidensgrundlag skaber langsigtede, bæredygtige arbejdsmiljøer.

"Kinnarps hjalp os med at se vores organisation med nye øjne og satte også spørgsmålstegn ved det, som vi anså for indlysende sandheder. Fremfor alt forstod vi, at vi blev nødt til at starte fra bunden og handle rigtigt fra begyndelsen. At det ikke kun handlede om at udskifte møblerne, men også om at ændre vores måde at arbejde på."

Ved hjælp af blandt andet et oplæg, workshops, onlinespørgeskema og en gennemgang af vision og mål lavede Kinnarps en analyse af Puls & Tränings behov. Analysen slår fast, at man skal være en mere effektiv, hyggelig og smart arbejdsplads med gode digitale løsninger. Her findes også formuleringer om øget miljø- og sundhedsfokus, bedre kommunikation og stærkere teamspirit.

"Vores analyse viste også, at Puls & Träning ikke behøvede at flytte til større lokaler. Med den rette virksomhedstilpassede indretning var kvadratmeterne i det eksisterende lokale fuldt ud tilstrækkelige. På den måde blev projektet også økonomisk bæredygtigt med en mere effektiv udnyttelse af hver kvadratmeter," siger Henrik Axell, konceptansvarlig for Kinnarps Next Office® i Sverige.

Fra trangt til hyggeligt

Forvandlingen fra et traditionelt åbent kontorlandskab til et virksomhedstilpasset kontor har på mange måder været en interessant rejse. Karin Sager understreger, at Kinnarps' arbejde med at involvere personalet har været et vigtigt og nødvendigt værktøj i det værdiskabende forandringsarbejde.

"I starten var der en hel del misforståelser og mistillid omkring projektet, hvilket efter min mening er naturligt. Derfor er det så vigtigt, at medarbejderne inddrages, og at ledelsen altid er nærværende, lydhør og transparent. Det færdige resultat har overrasket os positivt på mange måder," siger Karin Sager.

Den største overraskelse er, at lokalerne, som tidligere føltes trange, nu virker rummelige, inspirerende og hyggelige, til trods for at der er kommet yderligere arbejdspladser og personer i organisationen. En årsag til dette er udviklingen af de digitale løsninger.

"Det var en prioritet for os først at få styr på det digitale miljø, inden vi foretog os noget andet. Ud over at arbejdet er blevet mere effektivt, har vi også mindsket udskriftsmængden med cirka 60 procent, hvilket er godt for både miljøet og økonomien," siger Karin Sager.

Noget andet, som har overrasket hende, er, at de stillezoner, der var meget efterspurgte forud for projektet, ikke er de mest efterspurgte arbejdssteder i dag.

"Nej, det er snarere de rolige zoner til opgaver der kræver semifokus, der er de mest anvendte. Jeg tror, at erfaringerne fra vores gamle kontor gjorde, at mange troede, at de ville sidde mere adskilt. Men nu hvor hele miljøet er mere formålstjenligt, kan man arbejde effektivt overalt, og behovet for stillezoner falder."

Et stærkere image og brand

Det var altså den arbejdspladsanalyse, Kinnarps foretog inden for rammerne af Next Office®, der lå til grund for det indretningsforslag, som nu er blevet Puls & Tränings daglige virkelighed. Designmæssigt var ønsket et stilrent kontor, som afspejler organisationen, uden at det skulle blive for "sporty". Karin Sager fortæller, at selv om deres tidligere kontor også var flot rent visuelt, så er der en dybere dimension i det nye.

"Vi får mange positive kommentarer fra samarbejdspartnere og andre, som kommer her, og jeg kan fornemme, at de er lidt imponerede af, at vi har arbejdet så gennemgribende med indretningsløsningen. Jeg kan også konstatere, at vi har styrket vores image og er blevet mere attraktiv som arbejdsgiver, så det bliver nemmere for os både at holde på og rekruttere medarbejdere," siger Karin Sager.

Det er en opfattelse, der bekræftes af den opfølgning, som er en del af Kinnarps' arbejdspladsanalyse. Den viser, at medarbejdernes gennemsnitlige vurdering af arbejdspladsen er steget kraftigt. I gennemsnit med over 50 procent og i flere tilfælde med over 100 procent. Tal, som stikker positivt ud, er f.eks. svarene på, hvor godt arbejdsmiljøet understøtter både individuelt fokuseret arbejde og kreativt samarbejde.

"Det viser, hvor vigtige vores arbejdspladsanalyser er forud for enhver forandring af et kontor. Ved at skabe skræddersyede løsninger baseret på en grundig kortlægning og viden skaber vi værdi for organisationen, og indretningen bliver en langsigtet, bæredygtig investering," siger Henrik Axell.