Case: Almi Jönköping

CASEFAKTA:

Kunde:
Almi Jönköping

Strategi Kinnarps:
Henrik Axell

Projektleder Kinnarps:
Annelie Björklund

Arbejdspladser:
25-30 medarbejdere med rigeligt plads til at vokse.

Færdigt:
November 2017

I forbindelse med at Almi Sverige gennemførte en positionsflytning med ny strategi og nye roller, valgte Almi Jönköping også at integrere sine lokaler i forandringsprojektet. Med Kinnarps Next Office-metoden har de skabt et arbejdsmiljø, som støtter både medarbejderne og brandet i forandringsarbejdet.

LOKALEPROJEKTET, DER BLEV ET FORANDRINGSPROJEKT

Det hele startede med, at Almi skulle flytte til nye lokaler. Almi har i mange år haft til huse i et af Jönköpings landemærker, det såkaldte ”Öriket”, som ligger smukt ved Munksjön i det centrale Jönköping. Men lejekontrakten stod til at udløbe, og i stedet tilbød udlejeren nye lokaler i samme bygning med mulighed for at renovere og bygge om, som Almi ønskede. Det startede altså som et lokaleprojekt – men det udviklede sig til et forandringsprojekt, fortæller Johanna Donker, der var projektleder i forbindelse med forandringsprojektet.

”Samtidig med at kontorflytningen blev aktuel, fik vi også signaler fra koncernledelsen om, at hele Almi-koncernen skulle implementere en ny strategi og foretage en brandrejse. Vi skulle foretage en positionsflytning, som indebærer, at Almi i fremtiden hovedsageligt vil fokusere på virksomhedskunder med viljen og evnen til at vokse, og at man vil indtage en mere ’fremadlænet’ position. Brandarbejdet skulle også resultere i en helt ny grafisk profil med nyt udseende og nye farver. Alt dette gik hånd i hånd med vores tanker om at gå over til en mere moderne arbejdsmåde, som støtter vores arbejdsopgaver og aktiviteter. Hvis vi alligevel skulle ud på den store kontorrejse, ville vi gøre det med positionsforandringen som kompas. Vi så muligheden for at anvende forandringen som arbejdsmåde til at implementere det nye Almi. Vi ønskede, at vores nye kontor skulle afspejle det nye Almi.”

KINNARPS NEXT OFFICE®

Research, strategi og rådgivning til at skabe det perfekte kontor til jer

Kinnarps Next Office-arbejdspladsanalysen er en proces i 6 trin, som tager udgangspunkt i hver kundes behov, og hvor de ansatte er i fokus. Ved at anvende konkrete værktøjer, workshops og analyser skaber vi en skræddersyet indretningsløsning, som understøtter de forskellige opgaver, I udfører i løbet af arbejdsdagen - alt sammen baseret på fakta.

Læs mere

”Kinnarps bekræftede straks, at vi var på rette vej og gav os værktøjerne til at komme videre i processen. Vi satte pris på, at Kinnarps var så gennemsigtige og gav os mulighed for at arbejde med de trin i Next Office-processen, vi var interesserede i. Vi oplevede, at de ville skabe de bedste løsninger for vores behov og ikke bare var ude på at sælge deres egne møbler. Vi har haft et prestigeløst samarbejde”.

Johanna Donker, forretningsrådgiver og projektleder for forandringsarbejdet hos Almi i Jönköping

KICKOFF MED WORKSHOP OG “PLAYBOOK”

Projektet blev gennemført i 2017, og de nye lokaler var klar til indflytning i november samme år. Da Kinnarps kom ind i projektet, var der lavet en forundersøgelse, og der var udarbejdet et første forslag til zoneinddelinger. Samarbejdet med Kinnarps blev indledt med et kickoffmøde på Kinnarps' hovedkontor, hvor Almis projektgruppe fik indsigt i inspirerende kontormiljøer og talte om vision, mål, trusler og muligheder samt drøftede de forskellige zoner, som kontoret var inddelt i. Derefter blev der gennemført en workshop hos Kinnarps i Jönköping for medarbejderne. Henrik Axell, Kinnarps Next Office Concept Manager, holdt også et foredrag om fremtidens arbejdsmiljøer og arbejdsmåder for at få deltagerne til at tænke i nye baner og inspirere til nye måder at arbejde på.

”Virksomheden har medarbejdere med vidt forskellige opgaver – en del arbejder med finansiering, og andre arbejder meget udadvendt i forbindelse med kundemøder – hvilket indebærer, at man har forskellige behov. Tavshedspligt var en anden udfordring at forholde sig til. Vi gik alt dette igennem og skabte derefter en såkaldt ’playbook’, som beskriver de fælles regler, som medarbejderne har bestemt skal gælde i de forskellige zoner. Vi drøftede også arbejdspladsergonomi med fokus på bevægelse, skiftende miljøer og akustiske løsninger”, fortæller Henrik Axell.

INDRETNING MED GENBRUG

På baggrund af det der kom frem på workshoppen, er kontorets forskellige zoner blevet indrettet med produkter og løsninger, som støtter personalets behov. Nye møbler er kombineret med eksisterende for at imødekomme Almis ønske om fokus på genbrug og genanvendelse.

”Vi valgte at genanvende alle de kontorstole, der var i god stand, det store konferencebord og mange andre møbler, som passede godt sammen med det nye. For os er det vigtigt ud fra et bæredygtighedssynspunkt, men det handler også om, at vi har at gøre med offentlige midler og har et ansvar for at udnytte ressourcerne bedst muligt”.

Johanna Donker

”Også selv om Almi ønskede et åbent miljø, er der altid plads til adskillelse i lokalerne. Det er vigtigt at betone, at aktivitetsbaseret arbejde ikke skal indebære åbne miljøer og kontorlandskaber – det er altid medarbejdernes behov, der er udgangspunktet!”

Henrik Axell, Next Office Concept Manager, Kinnarps Sverige

MØDERUM TIL ALLE MØDEFORMER

Lokalerne har møderum til alle behov. Møderummene til eksterne møder omfatter alt fra det mere traditionelle konferencerum med konferenceborde og stole til aktive møder. Rummet med hæve/-sænkebordet Hal, kombineret med taburetterne Frisbee, er meget populært.

LAVFOKUS – DE MEST ANVENDTE ARBEJDSPLADSER

Lavfokuszonen med det ergonomiske hæve/-sænkebord Serie[P] er kontorets mest populære arbejdsplads, som hurtigt fyldes op om morgenen. Her må man snakke og diskutere så meget, man vil, og mange oplever, at samarbejdet over funktionsgrænserne er blevet bedre. Forud for forandringen blev der lavet en omfattende analyse af organisationens dokumenthåndtering. Så mange som muligt af de fysiske dokumenter er blevet digitaliseret. I tilknytning til lavfokuszonen findes der også små telefonrum og møderum for op til to personer.

”Jeg oplever, at jeg får mere energi på arbejdet efter forandringen. Det er nogle skønne lokaler, og det er sjovt at komme her. Konceptet med de forskellige zoner gør, at man får nye kontaktflader på arbejdet – at man ikke havner ved siden af de personer, som man altid arbejder sammen med. Vi udveksler flere oplysninger om forskellige cases og har mere dialog mellem de forskellige funktioner, eftersom vi ikke sidder med udgangspunkt i afdelinger. Jeg tror, at det er den rette tilgang både for os og kunderne. Arbejdet går hurtigere og bliver mere effektivt – og vi deler idéer med hinanden på en anden måde”.

Markus Jonsson, forretningsudvikler med internationalt fokus, Almi Jönköping

MELLEMFOKUS OG HØJFOKUS FOR ØGET KONCENTRATION

For den, som vil arbejde mere koncentreret, findes der flere valgmuligheder. Man kan vælge at arbejde i et åbent kontorområde med mellemfokus eller at gå ind i nogle af de rum, der er beregnet til højkoncentreret arbejde. Alle arbejdspladser har det ergonomiske hæve/-sænkebord Serie[P]. I tilknytning til disse områder findes der også grupperum og arbejdsrum for op til to personer. Et af arbejdsrummene er også udstyret med et gåbånd til dem, der ønsker at bevæge sig, mens de arbejder.

LOUNGE OG KANTINE

Lounge og kantine ligger i tilknytning til indgangen og fællesarealerne. Her har Kinnarps sammen med Almi fundet funktionelle løsninger, som støtter de forskellige aktiviteter. Eksempelvis er der en projektor og et projektorlærred med henblik på at kunne holde både interne og eksterne præsentationer og foredrag. I tilknytning hertil er der desuden flere møderum, som anvendes til eksterne, men også interne, møder. Indgangen har været en prioriteret del af projektet – her har man skabt en skøn oase med musik og behagelige siddemøbler.

”Vores nye kontor støtter mig i rollen som leder. I dag kan vi vælge plads afhængigt af opgaven, men rigtig mange af os vælger at arbejde i de åbne områder. På den måde får jeg fuld ’respons’ på alt, hvad jeg laver, hvilket skaber muligheder for at pingponge med mine kolleger og komme med input. Vores nye kontormiljø støtter samarbejdet og forbedrer vores service til kunden. Det er også lettere for mig som leder at få feedback på det, jeg laver. Jeg tror også, at den, der er nyansat i en virksomhed, hurtigere kommer ind i organisationen og får styr på jobbet i denne type miljø”.

Carl Nyström, administrerende direktør for Almi Jönköping

LØBENDE OPFØLGNING

De nye lokaler er rummelige. I alt er der tale om 640 kvadratmeter fordelt på XX medarbejdere. Hvis man kigger på antallet af arbejdspladser – fra skrivebordspladser til møderum og andre typer arbejdspladser – så har hver medarbejder fem pladser til sin rådighed. Det var et strategisk træk for nemt og fleksibelt at kunne vokse med flere medarbejdere.      

”Vi oplever, at alt fungerer rigtig godt. Vi kan konstatere, at denne arbejdsform er en metode for ledelsen til at kunne implementere det nye Almi hurtigere. Men samtidig har vi brudt barriererne ned og forandret medarbejdernes roller. Vi har fuld respekt for, at det er et forandringsarbejde, som kræver kontinuerlig opfølgning”, siger Johanna Donker.

Hver måned følger man op på, hvordan arbejdet fungerer, og om der er nogle løsninger på kontoret, som skal justeres.

”Det er vigtigt, at vi er på det rene med, hvorvidt det i virkeligheden er en bestemt stol, der er problemet, eller om vi skal forandre vores adfærd. Det er nemt at falde tilbage til gamle vaner og mønstre. Derfor diskuterer, justerer og tilføjer vi hele tiden”.

I samarbejde med Kinnarps har man også gennemført en opfølgningsworkshop, hvor medarbejderne sammen med Next Office Concept Manager Henrik Axell har afstemt forventningerne, er kommet med forbedringsforslag og har justeret virksomhedens playbook.

”At måle forbedringer i effektivitet og produktivitet er naturligvis vanskeligere, men jeg oplever, at vi er blevet bedre, og at vi kan blive endnu bedre”.

Carl Nyström

Almi har også et råd, ”ENAS-rådet”, der fungerer som støtte for ledelsen.

”Vi følger regelmæssigt op på medarbejdernes trivsel og arbejdsmiljø med et spørgeskema. Hver gang har vi scoret høje point på spørgsmålene om trivsel – medarbejderne er også meget stolte af deres arbejdsmiljø. At måle forbedringer i effektivitet og produktivitet er naturligvis vanskeligere, men jeg oplever, at vi er blevet bedre, og at vi kan blive endnu bedre”, siger Carl Nyström, der er administrerende direktør for Almi Jönköping.

”I den opfølgende workshop, som blev gennemført sammen med Kinnarps, fokuserede vi på to spørgsmål: Hvad kan vi gøre endnu bedre i forhold til kundeoplevelsen, og hvordan kan vi øge effektiviteten endnu mere i det eksisterende miljø. Evalueringen af playbook var også god. Blandt andet finjusterede vi de forskellige fokusområder og balancen mellem lavfokus og mellemfokus. Vi er bl.a. nået frem til, at det bør være tydeligt, at det er helt i orden at interagere og føre samtaler også i mellemfokuszonen, men at dette skal ske inden for nogle fastsatte rammer”.

Resultatet af Almi Jönköpings forandringsprojekt har også vundet stor genklang uden for kontorets vægge. I sin egenskab af projektleder for ”ENAS”-projektet er Johanna Donkers blevet tildelt udmærkelsen Årets Nytænker i Almi-koncernen. Jönköping-kontoret fungerer som forbillede for andre Almi-kontorer, som vil foretage rejsen, med projektets slutrapport som fundament. Ringene spreder sig i vandet!

SAMMENFATNING:

  • Almi Jönköping har valgt at se sit lokaleprojekt som et forandringsprojekt, hvor arbejdsform og indretning er tilpasset, så det støtter personalet i virksomhedens igangværende positionsflytning.
  • Projektet er bygget op omkring delagtighed. Alle medarbejdere er involveret i processen og har deltaget i workshops og udformning af playbook. En projektgruppe har ansvaret for at drive og følge op på projektet.
  • IT har været et succeskriterie og blev allerede integreret i begyndelsen af projektet. Kontoret er papirløst, alle møderum kan bookes via Outlook, og der anvendes en app til at byde kunder velkommen og lukke dem ind.

Var det en spændende case? Kunne du godt tænke dig at vide, hvad der kunne gøres i dine bygninger?

Kontakt os