Case: Deutsche Bahn

FAKTA OM CASEN

Projekt:
Deutsche Bahn AG, Procurement Baseler Arkaden i Frankfurt

Antal medarbejdere:
144

Antal arbejdsstationer:
102

Brugbart gulvareal:
2 039 m2

Arkitekt:
Jennifer Winkler, DB Immobilien

Færdiggjort:
30 september 2020

Deutsche Bahn flytter til et nyt arbejdsmiljø

Kinnarps har lanceret et kontorkoncept for Deutsche Bahn i administrationsbygningen "Baseler Arkaden" i hjertet af Frankfurt. Det kreative arbejdsmiljø blev primært formet gennem medarbejderdeltagelse.

Nye, fleksible arbejdsmiljøer har længe været genstand for drøftelser hos Deutsche Bahn. For fem år siden iværksatte DB 2020-konceptet en omfattende proces, der omfattede en række initiativer for at gøre Bahn AG til en attraktiv arbejdsgiver. Hjemmearbejde og fleksible arbejdstider er nu veletableret, især siden foråret 2020. For at øge tilfredsheden fokuserer Bahn AG også på medarbejdernes trivsel og balancen mellem arbejdsliv og privatliv. Det stod hurtigt klart, at konventionelle kontorlokaler og konventionel indretning ikke bidrager til dette. Men hvem ved, og hvem bestemmer, hvornår folk føler sig godt tilpas? Deutsche Bahn besluttede, at det var bedst at spørge medarbejderne selv og lancerede derfor en omfattende analytisk proces for Procurement-teamets nye kontorer i Frankfurt am Main: Kinnarps Next Office®. Resultatet er et kreativt, varieret og farverigt kontormiljø.

HJÆLP TIL DESIGN af ARBEJDSPLADSEN

En arbejdspladsanalyse hjælper med at kortlægge og analysere behov og arbejdsmønstre, før du designer et nyt kontor. Med specifikke værktøjer og workshops er personalet involveret gennem hele forandringsprocessen for at skabe engagement og deltagelse. Baseret på resultaterne gives der anbefalinger vedrørende layout, pladsallokering og arbejdsmetoder. Læs mere om vores arbejdspladsanalyse Next Office® her.

"de ord, vi oftest ser, er 'fremragende' og 'fantastisk'".” Jeg vil helt sikkert blive ved med at designe processen på denne måde i fremtiden, fordi jeg tror, at vi virkelig har skabt noget fantastisk her.”

Detlef Frank, Head of Facility Management and Environmental Services Procurement hos, Deutsche Bahn

Målet

144 medarbejdere fra forskellige afdelinger var tidligere fordelt på fire lokationer i Frankfurt. En kombination af forældede strukturer med cellekontorer, et stort papirarkiv og mangel på mødelokaler til teammøder og projektarbejde gjorde, at man ikke opnåede det ønskede niveau af medarbejdertilfredshed. Der blev heller ikke taget højde for nye former for teamwork og samarbejde.

Først og fremmest skulle der findes en ny, centralt placeret ejendom, som skulle samle alle afdelingerne i divisionen," fortæller Detlef Frank, Head of Facility Management and Environmental Services Procurement hos Deutsche Bahn. Dette nye arbejdssted skulle give mulighed for nye måder at arbejde på og inkludere både øget digitalisering og moderne teknologi til arbejdspladser og medarbejdere. Der skulle også indføres fleksibel arbejdstid, og organisationen skulle kun betale leje for den plads, der udnyttes effektivt.

DB AG og Kinnarps har været samarbejdspartnere i mange år. Møbelkonceptet DB 2020 var blevet udviklet i samarbejde, og nu blev Kinnarps Next Office® arbejdspladsanalyse sat i gang for første gang.

“I dette projekt gennemgik Deutsche Bahn hele Next Office® arbejdspladsanalysen. Kravene blev defineret, mens der blev udført en belægningsgradsundersøgelse sammen med en behovsvurdering og en undersøgelse af arbejdsmønstre. Medarbejderdeltagelse, herunder gennem forskellige workshops, var nøglen til succes.”

Peter Labohm, Arbejdspladsstrateg, Kinnarps

Konceptet forudså et aktivitetsbaseret arbejdsmiljø.

På 2.039 kvadratmeter forsøgte vi at skabe de rigtige arbejdspladser til de mange specifikke arbejdskrav,“ tilføjer Detlef Frank.

Lean in og Amore

Lean in er et multifunktionelt produkt, der udover at være en behagelig måde at læne sig op af væggen under det uformelle møde, også fungerer som lydabsorbent. Amore bordet er det perfekte sted til den bærbare computer eller kaffekoppen.

Pax og Fields

Med Pax stolen og Fields sofabordet blev der skabt et afslappet rum til private samtaler. Det nøje udvalgte fototapet bidrager til en rolig stemning.

Vagabond og Neo Lite

Det fleksible projektbord Vagabond med hjul placeres let, hvor det er nødvendigt. Mens den støttende barstol Neo Lite, skaber en behagelig høj siddeplads.

Konsultationsprocessen

Baseler Arkaden, en kontorbygning opført i 2000, ligger kun få minutters gang fra hovedbanegården. Afdelingens arbejdspladser er nu placeret på to etager. Den øverste etage er kun tilgængelig for afdelingens 144 medarbejdere, mens gæsterne kan være på den nederste etage, også kaldet konferencegulvet.

At involvere medarbejderne tæt betød, at de kunne designe deres eget arbejdsmiljø. Det var en særlig udfordring at organisere projektet og udvikle forandringskonceptet. Det fik et projektteam bestående af ledere, medarbejdere, samarbejdsudvalg og forandringsrådgivere styr på. “Mange virksomheder vil gerne gennemføre denne konsultationsproces, men de tør ofte ikke gøre det fuldt ud,” fortæller Peter Labohm.

Farver, materialer, vægdesign samt arbejdspladsudstyr: Flere medarbejderworkshops fokuserede på indretning.

Arkitekt Jennifer Winkler fra DB Immobilien og indretningsarkitekterne fra Kinnarps Interior Design Team fik præsenteret forskellige idéer og ønsker. At samle dem, strukturere dem og omsætte dem til et koncept, der både var gennemførligt og professionelt, var en fælles indsats: “Vi arbejdede rigtig godt sammen som et team, fordi vi taler ét sprog, og vi nåede hurtigt til enighed,” fortæller Jennifer Winkler. Maritta Kavanozis, Kinnarps, tilføjer:

“Samarbejdet med DB Immobilien og DB generelt har været meget positivt. Det er baseret på gensidig tillid og god kommunikation. Efter at have ledet flere fælles projekter gennem årene ved vi alle, hvad der skal gøres, og vi designer miljøerne i overensstemmelse med de behov, der er blevet identificeret.”

Maritta Kavanozis, indretningsarkitekt, Kinnarps

Går man skridtet videre, var det især nyttigt at kunne visualisere det potentielle nye kontorområde ved hjælp af virtual reality. “Der blev arrangeret en virtuel inspektion af det nye kontor på baggrund af de indledende planer i Kinnarps' showroom i Frankfurt og på en messestand under en medarbejderkonference. Med vores VR-briller kunne vi komme ind i rummene, sammenligne dem med vores vision og foretage justeringer," siger Peter Labohm og beskriver et andet aspekt af deltagelsen.

Kinnarps_DB_33@2x.jpg

Kinnarps_DB_10@2x.jpg

Resultatet

Som følge af alle processerne og studierne har de syv organisatoriske enheder nu “hjemmezoner”. De åbne kontorzoner med maksimalt otte arbejdsstationer anvendes fleksibelt i henhold til de identificerede arbejdsmønstre. De tekniske standarder for personligt udstyr såsom headset, trådløst tastatur og trådløs mus, bærbar computer, mobiltelefon, skab og en personlig taske til dette udstyr er topmoderne. Serie P skrivebord kan justeres op og ned og er udstyret med to skærme. Derudover er der adskilte arbejdspladser, og digitale arbejdsmetoder er ikke længere en futuristisk drøm, i takt med at vi bevæger os mod at blive papirløse.

Når det drejer sig om valg af kommunikations- og mødeområder, er alle ønsker blevet imødekommet: der er et komplet udvalg af størrelser og udstyr til rådighed, herunder kreative rum med it-opkobling og videoteknologi, og de venter blot på at blive booket gennem det nye reservationssystem. Der er også et bredt udvalg af stillezoner og adskilte områder. Detlef Frank har tallene lige ved hånden: “De syv hjemmezoner tilbyder 88 standard skrivebord, 14 adskilte skrivebord, 9 touchdown-arbejdsstationer, 22 møderum og kreative rum i forskellige størrelser, 8 kommunikationsområder og 4 tekøkkener med siddepladser. Vi har kapacitet til en belægningsprocent på op til 72,3 %.

Alle, der går rundt på de to etager, rammes ikke kun af de mange forskellige arbejdsmiljøer, men især af de kreative, skræddersyede rum, der er inspireret af naturen. Store, hjemlige fotos på væggene tager beskueren til forskellige landskaber. Det kan være et nordfrisisk klitlandskab, blandt efterårsgræs eller, som det er tilfældet med Head of Procurement Ralf Lüthis kontor, svævende på skyerne på en blå himmel. Hver afdeling besluttede, hvordan deres rum skulle indrettes, og Jennifer Winkler og Maritta Kavanozis kanaliserede disse ønsker og indførte dem i et sammenhængende overordnet koncept. Nogle konferencedeltagere nyder udsigten af et betagende bjerglandskab, mens andre foretrækker at afholde deres teammøder med et italiensk orangeri som baggrund.

Polstrede møbler fra Kinnarps i en lang række farver supplerer disse landskaber. Fields-konceptet fås i lysegul eller i kombinationer af mauve og blå. Fendo stole med de karakteristiske træben er polstret med strandfarver, og Pax stole fås i klar rød, klar blå og orange. Træstolene i tekøkkenerne, såsom Neo Lite, er også malet i matchende farver. Intet er kedeligt her: Alt ved dette harmoniske farvekoncept skaber en virkelig behagelig atmosfære.

Feedbacken

Mange kolleger har allerede fortalt os skriftligt og mundtligt, at de ikke havde forventet, at resultatet blev så fantastisk, selv med alt det forberedende arbejde. Detlef Frank er glad for at kunne fortælle, at "de ord, vi oftest ser, er 'fremragende' og 'fantastisk'".” Jeg vil helt sikkert blive ved med at designe processen på denne måde i fremtiden, fordi jeg tror, at vi virkelig har skabt noget fantastisk her.

Var det en spændende case? Kunne du godt tænke dig at vide, hvad der kunne gøres i dine bygninger?

Kontakt os