Alt det, du har brug for at vide for at få succes med det nye kontor

Står I overfor en vigtig forandring på jeres arbejdsplads? Når man skal skabe et kontor, der fremmer trivsel og effektivitet, er det vigtigt at udforme arbejdsmiljøer, der både støtter organisationens arbejdsmåder og de mennesker, som arbejder der. Et vigtigt parameter for at få succes er at opfylde behovene hos medarbejdere med forskellige personligheder og alderstrin. I vores Next Office-proces udarbejder vi en grundlæggende arbejdspladsanalyse, hvor vi vurderer, hvordan I arbejder i dag, og kortlægger jeres behov samt hvilke typer miljøer, I vil få behov for i fremtiden. Vi har fundet frem til nedenstående otte spørgsmål, som det er en god ide at besvare, inden projektet sættes i gang.

Har du styr på begreberne?

En af årsagerne til, at en investering i et nyt kontormiljø ikke lykkes, er ofte, at begreberne bliver blandet sammen og man ikke har overblik over, hvad forandringen indebærer.  Next Office-processen handler ikke om at tvinge jeres organisation til at arbejde på en bestemt måde. Den handler om at finde frem til det unikke arbejdsmiljø, der passer bedst til jer. Her har du en kort forklaring på fem almindelige begreber, der bruges, når man taler om kontorer og forskellige måder at arbejde på:

Aktivitetsbaseret kontor

Det aktivitetsbaserede kontor tager udgangspunkt i organisationens arbejdsmåder og bruger dem til at udarbejde forskellige arbejdspladser, der er udformet efter de eksisterende behov. I stedet for at have en fast plads, hvor flere typer aktiviteter udføres, opfordres medarbejderne til at placere sig der, hvor de bedst kan udføre deres opgave. Formålet med kontorets udformning er at understøtte mange typer aktiviteter – alt fra dybt fokuserede opgaver til samarbejde og uformelle møder. 

Flexkontor

På et flexkontor har man ingen faste pladser, og ofte er der færre skriveborde, end der er medarbejdere. Det område, hvor der tidligere var individuelle arbejdspladser, kan for eksempel udnyttes til at etablere samtalerum, møderum og mødesteder. Flexkontorer forveksles ofte med aktivitetsbaserede kontorer, fordi der er mange områder at vælge imellem, men den positive effekt udebliver, fordi kontoret i realiteten ikke er udformet efter, hvordan organisationen arbejder.

Desksharing

Det betyder, at medarbejderne deler et antal skriveborde. Her tages der alene udgangspunkt i belægningsgraden, hvilket kan betyde, at der nogle dage ikke er plads til alle dem, som har brug for at arbejde på kontoret. Desksharing tager heller ikke hensyn til forskellige typer aktiviteter, men fokuserer kun på skrivebordspladser. 

Co-working

Co-working er en samarbejdsorienteret og fleksibel måde at arbejde på, hvor flere organisationer og personer kan dele det samme kontorområde. Det er en almindelig måde at arbejde på for freelancere, små virksomheder og personer, som rejser meget i forbindelse med deres arbejde. Det er møntet på dem, der ofte arbejder individuelt, men som er interesseret i at have et socialt samlingspunkt og udnytte de synergier, der opstår, når man arbejder sammen. 

Agil arbejdsmåde

Principperne for agilt arbejde indebærer at arbejde med stor fokus på præstationer og resultater. Det omfatter faktorer såsom hvornår man arbejder, hvor man arbejder, hvordan man arbejder og hvem, der udfører arbejdet. Det overordnede mål er vigtigere end processen. I mange virksomheder har en agil arbejdsmåde været et succeskriterie for at fremskynde både udvikling og implementering af nye idéer på flere forskellige områder. 

Føler alle sig inddraget og som en del af visionen?

Hvis et nyt kontor skal blive en succes, skal organisationen have en vision og klare mål. Og det kræver engagement i ledelsesteamet! Det sender et budskab om, at medarbejdernes trivsel og projektet er vigtigt. Og succesen afhænger af, om ledelsen sørger for, at der er overensstemmelse mellem ord og handling. Hvis medarbejderne forventes at dele og flytte rundt mellem forskellige miljøer, så skal ledelsen arbejde på samme måde. 

Deltagelse er nøglen til succes. Når medarbejderne inddrages tidligt i processen, går arbejdet hurtigere og mere ubesværet, og resultaterne bliver bedre! Forklar hvorfor, hvordan og hvilken effekt, I vil og skal have ud af forandringen. Kommuniker tydeligt og gennemskueligt: Tag omgående hånd om bekymringer og usikkerhed. Når I sikrer, at alle har mulighed for at give udtryk for deres meninger og for at beskrive deres arbejdsmetoder og behov, sikrer I også, at de bliver glade for det nye kontor, og at deres arbejde bliver mere effektivt. Brug workshops, seminarer og undersøgelser til at finde frem til, hvad medarbejderne mener og føler. Hemmeligheden er at holde fokus på fremtiden og skabe en fælles vision, i stedet for at fokusere på, hvordan tingene har været. 

Har I tænkt på funktionaliteten?

Plads

Arbejdspladsdesign med Next Office er fokuseret på organisationens behov og på analyse af data, hvilket betyder, at der altid vil være arbejdsborde og arbejdsmiljøer nok. Når medarbejderne er mobile, er det vigtigt, at de tager tingene med sig, når de flytter til et andet miljø eller deltager i et møde. Det er også en god ide at investere i et bookingsystem, der kan håndtere både møderum og individuelle arbejdsborde. Det øger organisationens effektivitet og reducerer risikoen for misforståelser. 

Teknologi

Før I beslutter jer for at ændre arbejdsmetoder, bør I overveje teknologien. Har I de teknologiske løsninger, I har brug for, så medarbejderne kan arbejde i et papirløst miljø og uanset arbejdsrummet? Hvis ikke, er I så parat til at foretage investeringen? Husk på, at det er medarbejdernes behov, der bør være afgørende for teknologien – ikke omvendt!

Fortrolighed

Et almindeligt spørgsmål, når man overvejer at begynde at arbejde i et åbent eller mobilt kontormiljø, handler om, hvordan man håndterer fortrolighed. Et åbent kontormiljø behøver ikke at betyde, at alle oplysninger håndteres med samme åbenhed. Sørg for at etablere arbejdsmiljøer, hvor man kan gå ind og lukke døren efter sig, når man har brug for at håndtere fortrolige emner eller have private samtaler. Det er også vigtigt, at der er mulighed for aflåst opbevaring.

Er der plads til samarbejde og effektive møder?

Samarbejde og møder er en vigtig del af arbejdsdagen på et kontor. Derfor er det en god ide at investere i mange forskellige typer mødesteder – fra fleksible løsninger til korte møder, projektarbejdspladser og møderum. Det er vigtigt at skabe miljøer, der understøtter de forskellige typer møder, I har i jeres organisation, da det øger både effektiviteten og kreativiteten. En anden måde at effektivisere møder på er øget brug af videomøder. Med den rette teknologi kan I nemt gennemføre møder ansigt til ansigt uden at skulle køre i bil, tog eller flyve, hvilket er en mere effektiv anvendelse af både tid og penge. 

Har I tænkt på ergonomien?

Når I opbygger et aktivitetsbaseret kontor, opstår der naturlige muligheder for at flytte mellem forskellige aktivitetsbaserede miljøer i løbet af arbejdsdagen. Men alle kontorer har brug for ergonomiske kontormøbler til dem, der sidder og udfører koncentreret arbejde i længere perioder! Invester i hæve-/sænkeborde og ergonomiske siddepladser for at reducere skader på grund af gentagne belastninger. Og overvej at variere, så der er både lave, høje og bløde siddeflader i mødelokalerne.

Hvor meget bevæger I jer på arbejdet?

Bevægelse er afgørende for helbredet, og forskning viser, at det ikke er nok kun at træne i fritiden. Vi har brug for at bevæge os på arbejdet også. Bevægelse er indbygget i aktivitetsbaserede kontorer, fordi man konstant bevæger sig mellem forskellige arbejdspladser. Ergonomiske kontormøbler, såsom hæve-/sænkeborde og ergonomiske siddepladser, bidrager også positivt. Men hvorfor ikke gå skridtet videre? Gør det muligt at træne og styrke balancen, samtidig med at I arbejder, ved at bygge et kontortræningsrum, der er udstyret med træningsbolde, balancebrætter, fitnesselastikker, løbebånd og træningscykler. 

Hvilke fælles værdier har I?

Tryghed og sikkerhed

En vigtig udfordring, når man etablerer en åben arbejdsplads, er, at alle føler sig trygge og som en del af fællesskabet. Det kan handle om at skabe områder til social kontakt, men også individuelle arbejdspladser med en dør, som man kan lukke efter sig. Det er vigtigt, at der er arbejdspladser til fortroligt arbejde, så alle kan føle sig sikre på, at deres fortrolige oplysninger ikke er frit tilgængelige. Til fortrolige møder er det også godt med møderum med god lydisolering.

Regler og etikette

Der er stor frihed forbundet med at kunne vælge, hvor og hvordan man vil arbejde på et kontor. Når I respekterer hinanden og jeres forskelligheder på arbejdspladsen, kan I høste alle fordelene og opbygge en positiv virksomhedskultur. Kontoret kan opdeles i zoner til lav, mellemhøj og høj koncentration. Derefter kan I i fællesskab beslutte, hvilken form for samtaler og aktiviteter, der er passende i hver enkelt zone. Hvis alle respekterer og overholder procedurerne, skaber I et stressfrit og kreativt miljø, hvor alle kan være glade. 

I fællesskab skaber vi det perfekte kontor til jer

Kontakt os

Hvordan ser I på selvlederskab?

Organisationer, hvor medarbejderne har en stor grad af selvledelse, er specielt godt rustede til fremtidens kontorer. En stærk selvledelse betyder ikke kun, at man arbejder selvstændigt frem mod sine egne mål og tager ansvar for sine egne opgaver – det betyder også, at man fokuserer energi på det, man kan påvirke, og beder om hjælp, når situationen kræver det. Ved at udvikle organisationens selvledelse, vil den fysiske ændring af kontoret have en endnu større effekt. Arbejdsmiljøet er positivt og løsningsorienteret, med kollegaer, der støtter, opmuntrer og udvikler hinanden. 

Hvad motiverer jer til at gå på arbejde?

Før i tiden var vi tvunget til at tage hen på arbejdet, fordi det var der, hvor alt udstyret og computerne befandt sig. I dag kan vi arbejde et hvilket som helst sted, og måske tager vi kun hen på arbejdspladsen, fordi vi føler, at vi bør gøre det. Målet med Next Office er at gøre kontoret til en motiverende faktor i sig selv. At skabe så inspirerende miljøer, at vi foretrækker at være på arbejdspladsen. Hvor vi møder positive, engagerede kollegaer, og hvor der er plads til personlig udvikling. En enkel, men indlysende metode til at opbygge succesfulde organisationer og virksomheder.