Fra distraktion til koncentration

Fordele og ulemper ved åbne kontorlandskaber

Vi mistede noget, dengang de lukkede cellekontorer blev skubbet af banen til fordel for de åbne kontorlandskaber. Det er en stor udfordring at designe arbejdsmiljøer, hvor medarbejderne ikke konstant bliver afbrudt. I første omgang virkede det som en genial idé. Alle ville få fordel af det åbne kontorlandskab: Kreative medarbejdere kunne frit udveksle idéer og tanker med hinanden, lederne kunne holde godt øje med medarbejderne – og økonomerne kunne glæde sig over, at der blev plads til flere medarbejdere på samme areal.

Der var kun ét problem ... eller rettere to:

• Nogle mennesker har svært ved at koncentrere sig fuldt ud om arbejdsopgaverne, når de kan høre deres kollegaers samtaler.
• Visse arbejdsopgaver kræver total koncentration.

Det er nye tider, hvor viden ikke længere er den vigtigste faktor på arbejdsmarkedet – det handler i højere grad om at forstå og kombinere tilsyneladende forskellige idéer med nye koncepter og løsninger, der virkelig gør en forskel. Dialog, erfaringsudveksling og møder vil fortsat spille en betydelig rolle, men koncentration og uforstyrrede arbejdsmiljøer vil blive vigtigere aspekter. Det bliver mere og mere svært at finde tid og rum til det, fordi kaffemaskinen bobler, printeren rasler, toiletdøren hamrer i og en mobiltelefon ringer alt for højt, samtidig med at nogen snakker om den fest, de var til i weekenden.

Når flow er målet

Ifølge den navnkundige ungarske professor i psykologi Mihaly Csikszentmihalyi bør alle arbejdsgivere stræbe efter at hjælpe medarbejderne med at opnå en "flowtilstand". Det sker, når man er fuldstændig optaget af sine aktiviteter og helhjertet fokuserer på dem, så problemerne kan blive løst og innovative idéer kan opstå. Men for de fleste mennesker kræver det en vis mængde fred og ro på arbejdspladsen, samt struktur og tydelige mål. Det handler om at skabe en balance mellem koncentration og kreativitet. Produktivitet, motivation og følelsen af at gøre et godt stykke arbejde falder, hvis der er for mange forstyrrelser. De fleste mennesker tager på arbejde om morgenen med den hensigt at gøre deres bedste. Undersøgelser viser nu, at en stor del af vores arbejdsglæde kommer fra at føle, at man har gjort et godt stykke arbejde. Et arbejde, der føles meningsfuldt og hvor man kan se, at den indsats, man yder, giver et positivt resultat. Hvis man ved arbejdsdagens afslutning i stigende grad føler, at man ikke opfylder sine egne forventninger og heller ikke de andres, så falder motivationen og ønsket om at udføre arbejdet godt. 

Men det kan være svært for en enkelt medarbejder at få indflydelse på det fysiske kontormiljø. Nogle forsøger at skabe deres eget rum ved at lytte til musik i høretelefoner, eller endda ved bare at tage høreværn på. Det viser også de omkringsiddende, at de ikke vil forstyrres. Men arbejdsgivere, som ikke ønsker at opmuntre medarbejderne til at søge tilflugt uden for kontoret, eller risikere helt at miste dem, bør tænke lidt over, hvordan fremtidens kontorer skal designes. 

Vi tror på, at kontorer, der fremmer produktivitet og velvære, skal imødekomme de manges behov. Det er vigtigt at skabe arbejdspladser, hvor medarbejderne kan koncentrere sig om at opnå en flowtilstand – samtidig med at de også er en del af det kreative miljø. Man er nødt til at se på både de indadvendtes og de udadvendtes behov. Det opnår man ved at skabe forskellige miljøer, der giver plads til forskellige typer fokus og distraktion.

En skræddersyet løsning

I vores Kinnarps Next Office®-koncept udvikler vi skræddersyede, holistiske løsninger, der skal hjælpe vores kunder med at udvikle deres kontordesign og renoveringstiltag. Kunden og organisationens aktiviteter er vores udgangspunkt. Først ser vi på deres nuværende arbejdsmetoder og på, hvordan de gerne vil have det til at se ud i fremtiden. Derefter begynder processen med at udvikle og skabe et nyt, unikt og skræddersyet kontor. Vi er involveret i hele processen, lige fra vision og inspiration til implementering og opfølgning.

Det er vigtigt for os at gøre det, vi siger – og det er grunden til, at vi valgte at implementere vores Next Office-koncept i det fælles arbejdskontor og showroom på vores hovedkontor i Kinnarp. Henrik Axell, som er Next Office Concept Manager i Sverige, var dybt involveret i udviklingen af det aktivitetsbaserede kontormiljø. Ledelsen og medarbejderne blev inddraget i processen på et tidligt tidspunkt, og deres input og synspunkter blev indsamlet. "Medmindre ledelsen er med om bord, er det meget svært at komme igennem med nye tanker og idéer i organisationen. Og når først ledelsen er med om bord, skal man også sørge for, at medarbejderne engagerer sig – alle synspunkter er værdifulde," påpeger Henrik Axell.

For at kombinere det bedste fra åbne kontorlandskaber med miljøer, hvor medarbejderne kan fokusere, blev kontoret opdelt i tre zoner: Høj fokus, medium fokus og lav fokus.

Zoneopdeling og regler

Hvis fokuszonerne virkelig skal fungere, er det vigtigt, at de er afskærmet fra hinanden, så for eksempel støjen fra loungen ikke forstyrrer dem, der arbejder i høj fokus-områder. Lydabsorberende afskærmninger, der hænger ned fra loftet eller står på gulvet, adskiller zonerne. Bordskærme kan også bruges til at sørge for ekstra lydabsorbering i høj fokus-områder.

Men lydabsorbering er kun ét aspekt af fokuszonerne. Det er også meget vigtigt at udarbejde regler vedrørende støj på kontoret. Der skal være et fælles syn på, hvad der er tilladt i de enkelte zoner. Jo tydeligere regler, jo nemmere er det at skabe et højproduktivt og behageligt kontor.

"Regler er en vigtig del af puslespillet. De hjælper medarbejderne med at vide, hvordan de skal gribe tingene an og opføre sig på kontoret – og med at udvikle nye vaner. En ramme for fastlagt og forankret adfærd bidrager til et velfungerende kontor og tilfredse medarbejdere," forklarer Henrik Axell.