Glem alt, hvad du (tror), du ved om aktivitetsbaserede kontorer!

Der er mange spørgsmål og fordomme om det aktivitetsbaserede kontor. Henrik Axell, Concept Manager for Kinnarps Next Office, fortæller om alt det, du skal vide for at få succes med dit næste kontor – uanset om det er helt aktivitetsbaseret, delvist aktivitetsbaseret eller slet ikke… ”Tricket er ikke at låse sig fast på færdige koncepter og løsninger. Det perfekte kontor kan du kun skabe, hvis du tager udgangspunkt i dine medarbejderes behov”, siger Henrik Axell.

I DE SENERE ÅR HAR AKTIVITETSBASEREDE KONTORER VÆRET DEN HOTTESTE AF ALLE KONTORTRENDS.

For virksomheder, der vil satse på arbejdspladsudvikling og intelligente kontorer, har netop det aktivitetsbaserede kontor været førstevalget. Men samtidig rejser der sig negative røster. Er aktivitetsbaserede kontorer virkelig så gode, som det påstås? 

"Ja! Men derimod er der en vis forvirring om, hvad et aktivitetsbaseret kontor rent faktisk er. Mange virksomheder, som tror, at de arbejder aktivitetsbaseret, gør det reelt set ikke – og så er det ikke så mærkeligt, at det ikke fungerer", mener Henrik Axell.

Henrik Axell, Next Office Concept Manager

Men lad os starte med begyndelsen. 

Begrebet ”Activity Based Working” eller aktivitetsbaseret arbejde blev udviklet allerede for 20 år siden af en hollandsk virksomhed. De ville skabe et kontor, som var tilpasset efter, hvordan medarbejderne arbejdede – i stedet for at medarbejderne skulle tilpasse sig efter et traditionelt indrettet kontor. Det aktivitetsbaserede kontor tog altså udgangspunkt i arbejdsmåden og ikke i et færdigt indretningskoncept.

Den hurtige teknologiske udvikling i begyndelsen af 2010'erne indebar et paradigmeskift. Pludselig var det muligt at arbejde hvor som helst både på og udenfor arbejdspladsen. I dag er arbejdet ikke det, du går på, men det arbejde, du udfører. I denne udvikling passer idéen om det aktivitetsbaserede kontor super godt ind. 

”Men som altid med nye trends er der mange, som engagerer sig og udvikler egne koncepter. Det betyder, at der har været mange forskellige idéer fremme om, hvad der er aktivitetsbaseret. Visse løsninger stemmer overhovedet ikke overens med det aktivitetsbaserede kontors grundidé – nemlig at forme kontoret efter arbejdsmåden – og så risikerer man, at resultatet ikke bliver godt. Desksharing og flexkontor er to klassiske eksempler herpå”, siger Henrik Axell. 

 

DETTE ER IKKE AKTIVITETSBASERET:

Desk sharing
Her tages der alene udgangspunkt i belægningsgraden med målet om at reducere kontorarealet til et minimum. Det normale er, at man har et antal skriveborde, som medarbejderne forventes at dele, og der er ingen alternativer. Medarbejderne bliver stressede over ikke at vide, om de har en plads at arbejde ved, og udsættes ofte for kontinuerlige afbrydelser i form af konversationer og telefonsamtaler.

Flexkontor
På flexkontorer savner medarbejderne faste pladser. Det mindskede areal, som er resultatet af, at man har færre skriveborde i forhold til antallet af medarbejdere, udnyttes bl.a. til at etablere samtalerum, møderum og mødesteder. Flexkontorer forveksles ofte med aktivitetsbaserede kontorer, eftersom der findes mange arealer at vælge imellem, men den positive effekt udebliver, fordi kontoret i realiteten ikke er udformet efter, hvordan organisationen arbejder. Det nye kontor risikerer derimod at blive et sted med stress og utilfredshed.

  • KINNARPS NEXT OFFICE®

  • Dit nye kontor – på dine betingelser 

En af de grundlæggende forudsætninger for at lykkes med et aktivitetsbaseret kontor er, at organisationen er klar til denne måde at arbejde på. Og sådan er det ikke altid.

"Det afhænger ofte af virksomhedskulturen. I Holland og i de nordiske lande har den aktivitetsbaserede arbejdsmåde hurtigt vundet indpas, hvorimod udviklingen går lidt langsommere i mange andre dele af Europa. Mit gæt er, at det skyldes, at vi i Norden har flade organisationer, hvilket gør omstillingen nemmere. Men egentlig er det virksomhedskulturen, der er det interessante. Så snart du har en organisation, der er præget af selvlederskab og enkeltpersoner med høj evne til at tage eget ansvar, så er aktivitetsbaseret et alternativ", siger Henrik Axell, Concept Manager hos Kinnarps.

 

Fremtidens kontor

Læren er, at det ikke er muligt at presse enkelte organisationer og personer ind i færdige koncepter. I stedet skal vi gå tilbage til den oprindelige idé: at tage udgangspunkt i arbejdsmåde og behov. Derfor har Kinnarps udviklet Next Office®, som er en konkret handlingsplan med det formål at skabe det perfekte kontor for hver enkelt organisation. Next Office® er vejen til dit næste kontor og er baseret på seks trin. Udgangspunktet er en grundig analyse af organisationens og enkeltpersonernes arbejdsmåde.

"At lave sit hjemmearbejde er nøglen til succes. Trin 1-3 er en analysefase, hvor vi i fællesskab opbygger den nødvendige viden. Trin 4-6 er gennemførelsesfasen, hvor vi vælger den løsning, som passer til den relevante virksomhed/organisation", forklarer Henrik Axell.

 

Ergonomiske arbejdspladser

Analysen ligger til grund for, hvordan kontoret bliver udformet. Alt afhænger af, hvad medarbejderne har behov for, og hvordan de arbejder. Hvis man taler meget i telefon, skal der være rigeligt med plads til, at man kan trække sig tilbage for individuelle samtaler, og hvis man arbejder meget i projektgrupper, skal der være mange fleksible projektarealer. Det handler om at skabe bedre ergonomi og energi; uanset om det handler om klassisk arbejdspladsergonomi med møbler, som er nemme at justere til forskellige brugere, eller at skabe et kreativt miljø med god lydergonomi og frihed for den enkelte.

Next Office bygger på engagement og deltagelse – fra virksomhedsledelsen og fra medarbejderne. Alle inkluderes i processen, og informationsindsamlingen sker gennem workshops, seminarer og online spørgeskemaundersøgelser.

Eftersom Next Office tager udgangspunkt i den enkelte organisation, egner metoden sig godt til både kommune, stat, parlament og virksomhed. Det er arbejdsmåden, der overordnet set er den fysiske arbejdsplads.

MERVÆRDI MED KINNARPS NEXT OFFICE®

ØGET SAMARBEJDE I ET KREATIVT OG POSITIVT KONTORMILJØ.

OPTIMERET ARBEJDSAREAL, HVOR HVER KVADRATMETER ANVENDES BEDST MULIGT.

KONTORET UNDERSTØTTER FORSKELLIGE PERSONLIGHEDER OG ARBEJDSMÅDER – BÅDE TEAMS OG ENKELTPERSONER.

KONTORET SKRÆDDERSYES TIL DIN VIRKSOMHED OG GIVER ET MERE PRODUKTIVT ARBEJDSMILJØ OG MERE EFFEKTIVE PROCESSER.

MULIGHEDEN FOR SELV AT VÆLGE EN FUNKTIONEL PLADS TIL SIT ARBEJDE GIVER ET STRESSFRIT MILJØ. ERGONOMISKE PRODUKTER MINDSKER RISIKOEN FOR ARBEJDSRELATEREDE SKADER.

ET KONTOR UDFORMET MED MEDARBEJDERNE I CENTRUM TILTRÆKKER NYE OG EKSISTERENDE KOMPETENCER OG STYRKER VIRKSOMHEDENS BRAND.

TRENDSPOTTING

– DET SKER PÅ KONTORET!

1.

For første gang er vi fire generationer, som arbejder side om side. En 20-årig og en 70-årig arbejder på forskellige måder, og det skal vi tænke ind, når vi designer vores kontorer. 

 

2.

At virksomheden træffer bæredygtige valg – også på kontoret – bliver stadigt vigtigere for kunder og for medarbejdere.

3.

Trådløs opkobling eret must på alle arbejdspladser – ikke kun på kontoret.

 

4. 

Projektarbejde bliver en stadigt mere populær arbejdsform. 

5.

Medarbejderne kræver større indflydelse på deres arbejdsplads – hvor de arbejder og hvordan.

 

6. 

Den nye mobilitet indebærer, at afbrydelser og distraktioner bliver et stadigt større problem på arbejdet. Derfor skal arbejdspladsen indrettes således, at medarbejderne får mulighed for at arbejde i fred – når de har brug for det.