Guide: Når du skal indrette dine nye kontorrum

Skalér det ny kontor til virksomhedens behov

Når virksomheden ændrer sig, ændrer kravene til de fysiske rammer sig også og måske på en ny adresse. Det ny arbejdsrum bør fra start matche firmaets volumen og ambitioner.

Adskillige faktorer og overvejelser skal i spil - plads- og ressourcebehov, firma-kultur, brand, værdier m.v. - når virksomheden beslutter at skalere sine kontor- og arbejdsrum til fremtidige strategi, vækst og volumen.

Faktorer som antal medarbejdere per kontorrum, unit eller afdeling, evt. behov for private kontorer, antal ansatte per arbejdsstation, placeringsspecifikke samt optimerede workflow behov, ændrede eller helt nye faciliteter osv., osv..

Oprids en enkel oversigt over den aktuelle kontorindretning incl. konference- og pauserum, lobby, serverrum, køkken, toiletter, trapper, elevator etc..

Og brug skitsen som udgangspunkt for design og indretning af de nye kontor-rum med fokus på eliminering af spildplads, bedre udnyttede arealer m.v..

rumøkonomi

At ændre eller flytte kontor kan være dyrt nok i selv, men virksomheden risikerer endnu større omkostninger, hvis noget skulle gå skævt i forandrings- eller flytte- processen, og de nye rumdesigns og indretninger må laves om igen.

Omvendt kan rette indretning af de fremtidige arbejdsrum vise sig lønsomme, ikke blot hvad angår lokaleleje, men også medarbejder-trivsel og tilfredshed.

Eksempelvis skal en kontorstation ifølge reglerne være min. syv m². En salgs-medarbejder har typisk 10 m² til rådighed, mens it- og marketingafdelinger som oftest beregner 12-14 m², og advokatkontorer 14-20 m² per medarbejder.

I ældre kontorbyggerier kan en medarbejder til tider have helt til 30-40 m² til rådighed, så der kan her være endog virkelig god økonomi i at reorganisere og udnytte sine arealer anderledes optimalt.

Logistik

Under planlægningen af virksomhedens prioritering, inddeling samt indretning af det fremtidige kontorareal betaler det sig at overveje intern logistik som:

Hvilke synergier findes der mellem arbejdsopgaver og afdelinger, hvilken måde kommunikerer afdelinger allerbedst med hinanden, hvilke afdelinger kan med største fordel placeres tæt på hinanden.

I mange virksomheder er eksempelvis salgs- og marketingafdelinger placeret tæt på hinanden, kommunikationsafdelingen som oftest tæt på ledelsen osv..

Overordnet bør indledningsvis overvejes, hvilke rum firmaets ny kontorareal kan have brug for: Åbne og afgrænsede arbejdsrum, dialog- og møderum, pause- og sociale områder, stilleøer og privat-/telefonbokse, lounges, caféspots etc..

kultur & branding

At flytte til og indrette nye kontoromgivelser, måske endog nyt kontordomicil, er en enestående mulighed for at relancere og highlighte virksomhedens brand, image, kultur, værdier, talent attraktion med videre.

Kontorets design er virksomhedens ansigt, der fortæller husets gæster en hel del om firmaets stil, kultur, brand - ja, dna.

Kontorarealets møbler, ruminddeling, indretning, farver, stemning og samlede look signalerer virksomhedens professionelle niveau, der kan være afgørende for ikke blot kunder, men bl.a. også rekruttering af de rette medarbejdere.

Firmaets ny kontorindretning skal først som sidst forny forretningen, remotivere medarbejderne, reducere omkostningerne og give alle kerneværdier et eftersyn.

Summa summarum

● Det ny arbejdsrum bør fra start matche virksomhedens volumen og ambitioner
● Den rette indretningkan være lønsom mht. lokaleleje samt medarbejder-trivsel
● Hovedtemaet er, hvilken slags rum firmaets ny kontorareal kunne have brug for
● At indrette nye kontorrum er en oplagt anledning til at highlighte firmaets brand