Møderum til nye måder at mødes på

Fra konferencerum til Virtual Reality-møder

Hvor vil du holde dit næste møde? 

MÅSKE PÅ EN BÅD I MIDDELHAVET ELLER I KUNSTNERISKE OMGIVELSER PÅ MUSEET LOUVRE I PARIS? TAKKET VÆRE DEN NYE TEKNOLOGI KAN DU SNART VÆLGE OG VRAGE. UANSET OM DU KAN LIDE EKSOTISKE STEDER ELLER FORETRÆKKER DE VELKENDTE OMGIVELSER PÅ DIT EGET KONTOR, KAN DU REGNE MED MANGE SPÆNDENDE FORANDRINGER I FORHOLD TIL DINE MØDERUTINER.

Ny teknologi forandrer møder og konferencer

Den hurtige teknologiske udvikling påvirker ikke alene den måde, vi arbejder på – den har også forandret vores måde at mødes på. Antallet af møder og konferencer, hvor vi mødes rent fysisk – og som vi skal tage bilen eller flyet til – bliver færre og færre. I stedet er vi begyndt at benytte os af videomøder i stadigt større omfang.

Men snart vil Virtual Reality give vores distancemøder en yderligere dimension. Med Virtual Reality får vi mulighed for at opleve mennesker og miljøer, som om vi var til stede. På længere sigt vil det blive muligt at holde møder i lige præcis de omgivelser, vi ønsker. I en virtuel kopi af virksomhedens bestyrelseslokale eller produktionsanlæg – alternativt i et inspirerende miljø på en paradis-ø… Egentlig er det kun fantasien, der sætter grænser.

Naturligvis vil vi fortsat have fysiske møder, når det er nødvendigt. Men takket være den nye teknologi får vi mulighed for at tænke bæredygtigt og mindske vores miljøpåvirkning i form af rejser og CO2-udledning. Ud fra et driftsmæssigt synspunkt er distancemøder også omkostningseffektive, idet der spares både tid og penge. For at fungere godt skal fremtidens møde- og konferencerum være veludstyret med al den nødvendige teknologi, gerne integreret i kontormøblerne, f.eks. i møde- og konferenceborde. 

Borde til projektarbejde og fleksible møder

Det er blevet meget almindeligt at arbejde i forskellige teams og projektgrupper. Det indebærer også, at kortere møder og samtaler er en naturlig og nødvendig del af arbejdsprocessen. Til denne type møder har du brug for løsninger, der er fleksible. Arbejdspladsen skal nemt kunne ændres fra individuelle arbejdsborde og arbejdsstationer til ét stort mødebord og tilbage igen.

Du har også brug for møderum, konferencerum og miljøer, som egner sig til spontane møder. Så snart du føler, at du har brug for at følge op på ting sammen med en kollega, skal kontormiljøet kunne tilbyde flere forskellige faciliteter, hvor I kan tale sammen uden at forstyrre andre. Miljøerne til spontane møder skal hurtigt og nemt kunne tilpasses det aktuelle behov. Borde, kontorstole, stole, sofaer og andre siddemøbler skal være fleksible, ergonomiske og tilpasningsdygtige.

Møderum til bookede møder bør være til rådighed i flere forskellige størrelser – små møderum beregnet til 4-6 personer og større møderum til 6 personer eller flere. Til bestyrelsesmøder, workshops og stormøder vil der fortsat være behov for et reelt konferencerum med et veludstyret konferencebord i midten. Eftersom møder af denne type kan tage længere tid, er det vigtigt, at mødelokalet er udstyret med ergonomiske konferencestole. Gode stole, hvor du sidder behageligt, forhindrer ømhed i kroppen og træthed, hvilket gør det nemmere at holde sig frisk og opmærksom under hele mødet. 

6 smarte løsninger til fleksible møder

1. Fleksible mødeborde

Vælg mødeborde, workbench-løsninger eller arbejdsborde, der kan sættes sammen, så det er muligt at ændre bordfladen efter behov.

2. Forskellige højder til forskellige mødeformer

Ved at tilbyde mødeborde i flere forskellige højder tilskyndes medarbejderne til flere forskellige mødeformer på kontoret. 74 cm er en behagelig højde til siddende arbejde og længere møder. 90 cm animerer til en mere aktiv mødeform, hvor du kan skifte mellem siddende og stående arbejde, hvilket gør det nemmere at samarbejde og dele forskellige typer materiale. 105 cm er den perfekte ståhøjde til korte møder og opfølgninger i løbet af arbejdsdagen.

3. Skærme giver større frihed

Bordskærme er en effektiv måde at forvandle en arbejdsflade til en fleksibel mødeflade på. Ved at tilføje skærme kan du hurtigt og nemt skræddersy bordfladen til lejligheden. Skærmene kan anvendes til både workbench-løsninger og arbejdsborde. 

4. Flexrail-system

Ved at tilføje et Flexrail-system med flytbare funktioner til skærme, computerskærme og udtag til el, USB og netværk får du et endnu mere fleksibelt bord.

5. Opdateret mødeteknologi

Da den nye kommunikationsteknologi er afgørende for de nye måder at mødes på, skal du sikre dig, at dit møderum er udstyret med opdateret og intelligent teknologi. I dag kan du vælge tilslutningsmoduler med udskiftelige funktioner til bl.a. netværk og USB, hvilket gør det muligt at ændre og opdatere teknologien, efterhånden som behovene ændrer sig.

6. Bookingsystem sikrer effektive møder

Et bookingsystem til bestyrelsesrum, konferencerum samt større eller mindre møderum er en god investering. Når lokalerne kan bookes, bliver det nemmere for medarbejderne at få et overblik, hvilket både reducerer stress og giver effektiv udnyttelse af lokalerne. 

Hallo, du er ikke hjemme i dagligstuen!

Regler og mødeetikette på det aktivitetsbaserede kontor

På mange måder minder det moderne kontor om vores hjem. Vi kan selv vælge, hvad vi vil lave og hvor. Vi kan også udføre mange forskellige ting i ét og samme arbejdsmiljø – ikke meget anderledes end den måde, vi bruger dagligstuen på derhjemme.  

På det fleksible kontor tilskyndes vi til at samarbejde og have møder ofte. For at mødet skal være givende, uden at vi risikerer at forstyrre hinanden, er det nødvendigt med regler. Bestem i fællesskab, hvor og hvornår det er ok at have møder og tale sammen. Dette er særligt vigtigt, når det handler om spontane møder. Hvis du f.eks. møder din kollega på gangen og kommer i tanke om, at du gerne vil drøfte nogle ting, så bed om et kort møde i et af de miljøer, der er beregnet til netop denne type møder. Her kan I tale, så meget I har lyst til, uden at nogen bliver forstyrret. Med hensyn til planlagte møder er det en god idé at investere i et bookingsystem, fordi det gør organisationen effektiv og mindsker risikoen for misforståelser.  

Et godt eksempel på et fleksibelt og tilpasningsdygtigt mødebord: Nexus Meeting.

Kontakt os