Den hurtige teknologiske udvikling påvirker ikke alene den måde, vi arbejder på – den har også forandret vores måde at mødes på. Antallet af møder og konferencer, hvor vi mødes rent fysisk – og som vi skal tage bilen eller flyet til – bliver færre og færre. I stedet er vi begyndt at benytte os af videomøder i stadigt større omfang.

Men snart vil Virtual Reality give vores distancemøder en yderligere dimension. Med Virtual Reality får vi mulighed for at opleve mennesker og miljøer, som om vi var til stede. På længere sigt vil det blive muligt at holde møder i lige præcis de omgivelser, vi ønsker. I en virtuel kopi af virksomhedens bestyrelseslokale eller produktionsanlæg – alternativt i et inspirerende miljø på en paradis-ø… Egentlig er det kun fantasien, der sætter grænser.

Naturligvis vil vi fortsat have fysiske møder, når det er nødvendigt. Men takket være den nye teknologi får vi mulighed for at tænke bæredygtigt og mindske vores miljøpåvirkning i form af rejser og CO₂-udledning. Ud fra et driftsmæssigt synspunkt er distancemøder også omkostningseffektive, idet der spares både tid og penge. For at fungere godt skal fremtidens møde- og konferencerum være veludstyret med al den nødvendige teknologi, gerne integreret i kontormøblerne, f.eks. i møde- og konferenceborde. 

Det er blevet meget almindeligt at arbejde i forskellige teams og projektgrupper. Det indebærer også, at kortere møder og samtaler er en naturlig og nødvendig del af arbejdsprocessen. Til denne type møder har du brug for løsninger, der er fleksible. Arbejdspladsen skal nemt kunne ændres fra individuelle arbejdsborde og arbejdsstationer til ét stort mødebord og tilbage igen.

Du har også brug for møderum, konferencerum og miljøer, som egner sig til spontane møder. Så snart du føler, at du har brug for at følge op på ting sammen med en kollega, skal kontormiljøet kunne tilbyde flere forskellige faciliteter, hvor I kan tale sammen uden at forstyrre andre. Miljøerne til spontane møder skal hurtigt og nemt kunne tilpasses det aktuelle behov. Borde, kontorstole, stole, sofaer og andre siddemøbler skal være fleksible, ergonomiske og tilpasningsdygtige.

Møderum til bookede møder bør være til rådighed i flere forskellige størrelser – små møderum beregnet til 4-6 personer og større møderum til 6 personer eller flere. Til bestyrelsesmøder, workshops og stormøder vil der fortsat være behov for et reelt konferencerum med et veludstyret konferencebord i midten. Eftersom møder af denne type kan tage længere tid, er det vigtigt, at mødelokalet er udstyret med ergonomiske konferencestole. Gode stole, hvor du sidder behageligt, forhindrer ømhed i kroppen og træthed, hvilket gør det nemmere at holde sig frisk og opmærksom under hele mødet. 

På mange måder minder det moderne kontor om vores hjem. Vi kan selv vælge, hvad vi vil lave og hvor. Vi kan også udføre mange forskellige ting i ét og samme arbejdsmiljø – ikke meget anderledes end den måde, vi bruger dagligstuen på derhjemme.  

På det fleksible kontor tilskyndes vi til at samarbejde og have møder ofte. For at mødet skal være givende, uden at vi risikerer at forstyrre hinanden, er det nødvendigt med regler. Bestem i fællesskab, hvor og hvornår det er ok at have møder og tale sammen. Dette er særligt vigtigt, når det handler om spontane møder. Hvis du f.eks. møder din kollega på gangen og kommer i tanke om, at du gerne vil drøfte nogle ting, så bed om et kort møde i et af de miljøer, der er beregnet til netop denne type møder. Her kan I tale, så meget I har lyst til, uden at nogen bliver forstyrret. Med hensyn til planlagte møder er det en god idé at investere i et bookingsystem, fordi det gør organisationen effektiv og mindsker risikoen for misforståelser.  

Et godt eksempel på et fleksibelt og tilpasningsdygtigt mødebord: Nexus Meeting.

Kontakt os