Sådan får du succes med aktivitetsbaseret arbejde
Trends uden forskning
”Den teknologiske udvikling har drevet trenden med aktivitetsbaserede kontorer fremad, men der har slet ikke været nogen forskning i emnet. Store virksomheder og myndigheder hoppede med på den nye kontortrend uden egentlig at vide, hvordan det påvirkede organisationen og medarbejderne. Om det var godt eller dårligt”, siger Lena Lid Falkman.
I tre år har hun sammen med seks andre forskere inden for forskellige fagområder forsket i det aktivitetsbaserede kontors muligheder og udfordringer. Projektet har fået navnet ”Fremtidens Kontor” og præsenteres endeligt i efteråret 2018.
”Vi håber, at vi kan bidrage med en mere nuanceret og upartisk viden om det aktivitetsbaserede kontor. Det aktivitetsbaserede kontor har åbenlyse fordele, men også ulemper."
”Man skal vide, hvorfor man vælger at arbejde aktivitetsbaseret og være bevidst om, at det er en arbejdsmåde, som ikke passer til alle organisationer. Aktivitetsbaseret er ikke et ledelsesmæssigt ’quick fix’, som man skal springe på i håbet om, at alt bliver godt. Man skal have en plan”.
Aktivitetsbaseret i forskellige zoner
Hvad indebærer det så at arbejde aktivitetsbaseret?
”Nøglen til den aktivitetsbaserede arbejdsmåde er, at du udgår fra forskellige zoner, som er skabt til forskellige aktiviteter. Som medarbejder har du valgfri placering og vælger zone efter arbejdsopgaven. Forudsætningen for succes er, at du har tilpasset og udformet zonerne efter organisationens og medarbejdernes behov – at zonerne rent faktisk understøtter de forskellige aktiviteter, og at der er tilstrækkeligt mange zoner. Ellers kan du havne i det mareridtsscenarie, som man undertiden hører om: at der ikke er pladser nok, og at folk skal møde tidligt ind på kontoret for at være sikre på at få en arbejdsplads”.
Blandt det aktivitetsbaserede kontors forskellige zoner er der nogle, som er mere betydningsfulde end andre, mener Lena Lid Falkman.
”Det er naturligvis vigtigt med stillezoner, hvor du kan sidde og arbejde koncentreret, men det er også væsentligt at have mange møderum i forskellige størrelser, som gør det muligt at føre telefonsamtaler og holde møder af forskellig slags. Rum til samvær – kantine, lounge og kafferum – er centrale elementer i det aktivitetsbaserede kontor. Det er her, man møder kollegerne, løser problemer og får ny energi. Efter min mening er det svenske ejendomsmæglerfirma Vasakronan et rigtigt godt eksempel. De har kaffe ét sted på hovedkontoret. Alle skal altså derhen, hvilket indebærer, at alle møder hinanden, samtaler og netværker på et og samme sted. Det er som oasen på en savanne!”
Lena Lid Falkman er professor i økonomi og arbejder på Handelshøjskolen i Stockholm. Hun har skrevet sin doktorafhandling inden for ledelse og kommunikation og har bl.a. forsket i ny teknologi, og hvordan den påvirker samarbejde og kommunikation på arbejdet.
Her er hendes bedste tips og de vigtigste spørgsmål, du bør stille dig selv for at få succes med aktivitetsbaseret arbejde:
Har du lavet dit hjemmearbejde?
Hvordan og hvornår arbejder medarbejderne? Hvilke aktivitetszoner har I brug for på kontoret, og hvor mange vil anvende dem og hvornår? På den måde kan du sikre dig, at det aktivitetsbaserede kontor opfylder behovene.
Er alle på banen?
Deltagelse er afgørende for, at det aktivitetsbaserede kontor bliver en succes. Alle medarbejdere skal kunne være med og sige deres mening.
Er teknologien på plads?
Det aktivitetsbaserede kontor kræver meget mere end ”blot” wifi og trådløs opkobling. Du skal have et intelligent kontor. Eftersom alle skal kunne arbejde overalt, og da der ikke er nogen opbevaringsplads til alle papirerne, skal det være papirløst. Medarbejderne skal også vide, hvordan det digitale kontor fungerer. Dette er naturligvis ekstra vigtigt hos myndigheder og virksomheder med store krav til dokumenthåndtering. Når det digitale kontor fungerer, kan arbejdet udføres mere smidigt og hurtigere – samtidig med, at flere kan få adgang til dokumenterne.
Er det funktionelt?
Det spiller ingen rolle, hvor flotte og lækre indretningsløsningerne er – de skal være funktionelle. Ellers bliver de ikke brugt.
Plads til arbejdspladsudvikling
Netop de mange mødemuligheder viste sig at være en af de store fordele ved det aktivitetsbaserede kontor.
”Aktivitetsbaserede kontorer kan gavne samarbejdet inden for organisationen. Medarbejderne lærer hinanden at kende og kommunikerer på nye måder. Dermed kan man undgå den såkaldte siloeffekt, hvor forskellige afdelinger er isoleret fra hinanden. Aktivitetsbaseret arbejde kan føre forskellige dele af virksomheden tættere på hinanden og styrke virksomhedskulturen”.
Et af forskningsprojektets delstudier bestod af en omfattende spørgeskemaundersøgelse, hvor medarbejdere i forskellige virksomheder skulle svare på spørgsmål om deres forventninger til det aktivitetsbaserede kontor. Spørgsmålene blev stillet både før og efter gennemførelsen.
”Medarbejderne oplevede, at det aktivitetsbaserede kontor var et inspirerende miljø at arbejde i, og at kommunikationen fungerede”, fortæller Lena Lid Falkman.
”Andre fordele ved det aktivitetsbaserede kontor er, at det er fleksibelt og giver den enkelte stor mulighed for selv at bestemme, hvordan man vil arbejde. Helt generelt kan man sige, at den aktivitetsbaserede arbejdsmåde passer til organisationer med en høj grad af selvlederskab. Det gavner personer, der er gode til at planlægge, og som kan lide selv at styre deres dag”.
Ergonomiske arbejdspladser
Blandt de ulemper, som forskningsgruppen identificerede, var en øget risiko for koncentrationsbesvær.
”Vi gennemførte interviews med en række forskellige fokusgrupper, og det var tydeligt, at de adspurgte var bekymrede for at blive distraheret under arbejdet. Det tager en vis tid for hjernen at finde koncentrationen til en arbejdsopgave, og hvis man hele tiden bliver forstyrret, bliver arbejdet vanskeliggjort. Derfor er det utroligt vigtigt, at aktivitetsbaserede arbejdsmiljøer rent faktisk tilbyder zoner til koncentreret arbejde – og at man også anvender dem”, siger Lena Lid Falkman.
”Vi har også haft en læge med i teamet, som har undersøgt, hvordan et aktivitetsbaseret miljø fungerer for den, der har brug for rehabilitering, eller som vender tilbage efter en periode med udbrændthed. Heri ligger der en udfordring – hvordan skal der være plads til personer, som ikke passer ind i det aktivitetsbaserede miljø?”
Ofte er medarbejdere også bekymret for, hvordan de skal kunne anvende individuelt testede ergonomiske hjælpemidler i det aktivitetsbaserede miljø.
”Erfaringer fra virksomheder, som indfører denne kontortype, viser, at medarbejderne generelt var friskere og havde det bedre i det aktivitetsbaserede miljø. Og det skyldtes selvfølgelig, at de bevægede sig mere end tidligere”.
”På et aktivitetsbaseret kontor har medarbejderen stor indflydelse på, hvor og hvordan arbejdsopgaverne skal udføres. En sådan indflydelse kan have positive indvirkninger på sundheden. Hvis et aktivitetsbaseret miljø anvendes på den rigtige måde, giver det også en mere varieret og aktiv arbejdsdag”, fortæller Anders Lundahl, der er ergonom og fysioterapeut hos Kinnarps. Ergonomi bliver ekstra vigtigt, når det handler om nye trends i arbejdslivet. Så tænk over, hvordan du planlægger dit nye aktivitetsbaserede kontor:
1.
Aktivitetsbaserede kontorløsninger gør det muligt at indarbejde nye muligheder for bevægelse i løbet af arbejdsdagen. Bevægelse mellem forskellige zoner og bevægelse mellem forskellige aktiviteter – f.eks. mellem stående og siddende.
2.
Husk, at bevægelse kræver variation. Indtænk hæve-/sænkearbejdsborde, og indret kontoret med borde i forskellige højder for aktivt skift mellem stående og siddende arbejde. Bløde siddemuligheder og sækkestole alene giver ikke ergonomiske arbejdspladser.
3.
Sørg for, at der er mange gode arbejdspladser på kontoret. Hvis medarbejderne skal arbejde længe, kræves der et hæve-/sænkebord med et godt arbejdsbord og dockingplads til skærmen. Hvis man arbejder med en bærbar computer ved et bord, der ikke kan tilpasses, kan man ikke klare lige så lange arbejdssessioner.
4.
Lydergonomien er vigtig. Sørg for, at der er lyddæmpende møbler og materialer, som øger koncentrationsmulighederne.
5.
God belysning giver god synsergonomi og gør arbejdsopgaven nemmere.
Fremtidens kontor
Lena Lid Falkmans egen konklusion er, at det bedste er, hvis vi kan se bort fra færdige koncepter og i stedet tør lytte til den enkelte.
”Det bedste kontor mener jeg, er et kontor, hvor den enkelte medarbejder selv må bestemme, hvordan man vil arbejde. Jeg har fundet få eksempler på virksomheder, som kombinerer flere kontortyper og lader folk vælge den, der passer dem”.
At organisationen forandres, at der starter nye medarbejdere, mens andre holder op, behøver ikke nødvendigvis at være et problem, siger Lena Lid Falkman.
”Når du starter på en arbejdsplads, så burde du jo ganske enkelt få lov til at vælge. Her har du ledige pladser, hvor du kan arbejde mere individuelt, og her har du et alternativ, hvor du kan arbejde med flere mennesker omkring dig. Det ville være spændende at se, hvad der sker, hvis vi tør sætte individet i centrum”.
Ønsker du at fokusere på individet og skabe et kontor, der passer perfekt til dig?
Kinnarps Next Office® er et resultatorienteret koncept og en proces, der tager udgangspunkt i hver enkelt individuel organisations behov, og hvor medarbejderne er nøglen. Next Office® er baseret på omfattende research i samarbejde med kunder, organisationsudviklere og fremtidsforskere.
