Trækker mødelokalet al energi ud af jeres møder?

Sådan sørger du for, at det ikke sker

Samarbejde og det at skabe ting i fællesskab, hvor og når som helst, i både små og store virksomheder – det er en helt naturlig del af arbejdslivet i dag. Vi ved alle sammen, at der kan ske fantastiske ting, når vi mødes, men det er ikke alle møder, der er lige fantastiske. Faktisk mener 47 %, at møder er kontorets værste tidsrøver. Der er sagt og skrevet meget om, hvordan man organiserer bedre møder – men kan vi også gøre dem mere værdifulde ved at se på, hvilken rolle mødelokalets design spiller?

Som kollegaer og forretningspartnere er vi ofte spredt ud over flere geografiske steder. Møder og projekter er derfor i stadigt stigende grad blevet en vigtig del af vores arbejdsliv – kontormedarbejdere har i gennemsnit 62 møder hver eneste måned, og for ledere er tallet endnu højere. Det er lig med et stort tidsforbrug, og en stor del af tiden bliver tilmed ikke brugt effektivt. Helt op mod 25 % af mødetiden går med irrelevante ting. Vi er overbeviste om, at mødelokaler og konferencerum kan designes, så de understøtter mødeformålet og resulterer i øget produktivitet, effektivitet og kreativitet.

Hvilken type møder har I (eller hvilke vil I gerne have)?

Når I skaber møderum, der fungerer for jer, er det vigtigt at starte med at analysere, hvilke mødetyper I typisk har, og hvordan jeres behov ser ud fremover. Overvej brugen af rummet, antal mødedeltagere og varighed – opfylder de rum, I har i dag, jeres behov for plads? Svarene vil gavne designprocessen og hjælpe jer med at udvikle skræddersyede rum, der understøtter jeres måde at arbejde på.

"Vi ved, at vores kunder i takt med den teknologiske udvikling i stigende grad står over for mange udfordringer, og der er et stort behov for innovative og funktionelle møderum, der understøtter den nye måde at arbejde på. Med Kinnarps Next Office®* ser vi det som en inkluderende proces, hvor formålet er at sørge for, at vores kunder får kreative, fleksible og effektive mødelokaler og -rum. Det handler om at se på helheden og tage højde for alting – organisationen, det fysiske miljø, teknologien og medarbejdernes individuelle behov.”

Peter Knecht, Manager International Concept Sales hos Kinnarps AB

*Kinnarps Next Office® er et resultatorienteret koncept og en proces, der tager udgangspunkt i hver enkelt individuel organisations behov, og hvor medarbejderne er nøglen. Next Office er baseret på omfattende research i samarbejde med kunder, organisationsudviklere og fremtidsforskere.

Læs mere om processen

I det moderne kontor blander vi ofte fysisk og virtuel kommunikation i samme rum – vi arbejder sammen om delte dokumenter, præsenterer materiale på større skærme og deltager i videokonferencer med mennesker over hele verden. Udstyr jeres møderum med intelligent teknologi, der understøtter den måde, I mødes på i dag, og den måde, I gerne vil mødes på fremover.

Hvordan får du rummet til at arbejde for dig?

Et møderum er ikke kun et rum, der er udstyret med et bord og nogle stole. Hvis du vil have rummet til at arbejde for dig, er der et par ting, du skal se nærmere på. For det første påvirker forskellige farver os på forskellige måder, og det er vigtigt at tage højde for, når man skaber et møderum, der skal understøtte mødets formål. Gul er en god farve at bruge i mødelokaler, for det er en farve, der får folk til at snakke. Derfor er det en god idé at bruge den på vægge og møbler i kreative rum, hvor I har brug for at brainstorme og holde samtalen kørende. Blå er også en god farve til konferencerum. Den giver en følelse af ro, der hjælper os med at fokusere bedre og være mere produktive. Brug den i rum, hvor I afholder workshops og idéudvikler. Blå signalerer også tillid, så det er en god farve til rum, hvor I mødes med kunder. I videokonferencerummet er det vigtigt at have en baggrund, der gør det nemmere for videoudstyret at registrere deltagerne. Farven skal også være rar at se på for dem, der følger konferencen. Her er det bedste valg en beroligende og neutral farve med minimal kontrast – gå efter dæmpede farver og jordfarver såsom gyldenbrun, beige, grå eller skifergrå. Stærke farver, skarp hvid og mørke toner skaber ofte visuelle effekter, der ikke fungerer godt i en videokonference, så dem bør man undgå på væggene i konferencerum med videoudstyr.

Nu til dags bruger man skærme i de fleste møderum, og ikke kun til videokonferencer. Vi deler og viser dokumenter, som vi gerne vil have, at alle mødedeltagerne skal se. Derfor er det vigtigt, at rummet bliver indrettet, så der er godt udsyn til skærmen. Sørg for, at mødebordet har samme bredde som skærmen, eller benyt et V-formet bord, så alle deltagere får et bedre udsyn. Stole med hjul gør det nemmere at flytte sig og finde en vinkel, hvor man bedre kan se skærmen.

Den fleksibilitet, stole med hjul giver, passer også godt til møder, hvor I drøfter ting i grupper eller til workshops, hvor I har brug for at kunne bevæge jer omkring hurtigt og stille. Udtrækkelige mødeborde eller sammenklappelige, flytbare borde er også gode i rum, hvor I gerne vil understøtte fleksible og dynamiske møder.

Til kreative møder og brainstormingsessions er bevægelse vigtigt for at holde energiniveauet oppe og tempoet højt. Højdejusterbare mødeborde gør det nemt at tilpasse bordhøjden til jeres behov – et højere bord med barstole fremmer et mere aktivt møde, hvor deltagerne nemt kan stå op, deltage i diskussionen eller styre mødet foran et whiteboard eller en skærm.

Akustikken i møderummet er også en vigtig parameter, når I vil fastholde koncentrationen og være produktive. Hårde flader såsom nøgne vægge, glasskillevægge, skærme og whiteboards, der alt sammen ofte bruges i møderum, skaber høj rumklang, der resulterer i et ubehageligt akustisk miljø. Ved at tilføje lydabsorberende eller lyddæmpende akustikplader på væg og loft opnår I et afbalanceret lydniveau og minimerer forstyrrende støj. Det er også vigtigt at sikre sig, at lyden ikke trænger ud fra mødelokalet – under et møde skal man kunne høre, men uden at blive overhørt.

Glem ikke at indrette til spontane møder!

Spontane møder finder sted på arbejdspladserne hver eneste dag. Kollegaer mødes på gangene, ved kaffemaskinen eller ved hinandens skriveborde for at spørge om ting eller brainstorme. Spontane møder af den type er ikke kun vigtige for medarbejdernes indbyrdes forhold, men styrker også samarbejdet og problemløsningen. Gør det nemt for medarbejderne at stoppe op og snakke sammen ved at sørge for behagelige og åbne siddepladser på udvalgte steder.

På baggrund af dette oplever vi, at der er større sandsynlighed for kreative og effektive møder, når der er sørget for inspirerende og funktionelle rum. Vi forsøger at skabe miljøer, der er så behagelige, så intuitive og så indbydende, at de bidrager med både større fokus og velbehag under møderne. Miljøer, der er så godt planlagt og så funktionelle, at alle deltagerne kan fokusere på deres egne kreative processer og samarbejde på den bedst mulige måde.

Har I brug for hjælp til at puste nyt liv i jeres mødelokaler? Eller til at skabe nye og spændende mødemiljøer, udover traditionelle rum?

Kontakt os