Trygge dage på kontoret i en coronatid – 10 tips!

Den digitale udvikling har muliggjort fjernsamarbejde. Men det kan ikke erstatte gode arbejdsdage med kollegaer på jobbet. Økonomien i Danmark kræver, at vi er fuldt operationelle og får alle brancher tilbage på sporet. Vi skal stole på mere digital kommunikation og mere effektiv brug af mødetid og dermed smarte løsninger på kontoret. Samtidig skal vi respektere vigtige overvejelser vedrørende smittespredning. 

Møbleringen er en vigtig del af vores arbejdsmiljøer, men de nuværende betingelser kræver, at vi tænker anderledes med hensyn til opdeling, placering og arbejdszoner - og ikke mindst hygiejne. Det største behov for medarbejdere i dag er, at vi kan føle os trygge, når vi vender tilbage til kontoret. Nu er det ekstra vigtigt at gøre det muligt at møde kolleger og bevare den interne kultur.

1. Møblér i zoner – sikre god afstand

Mange af nutidens kontorer har åbne landskaber og sociale zoner, der indbyder til nærhed og samarbejde. Vi bevæger os meget rundt og deler lokaler og udstyr.

Folkesundhedsinstituttet anbefaler en mindsteafstand på en meter mellem mennesker, så længe vi befinder os i en tid med risiko for smitte. Kontorområdet skal være så rummeligt, at det er let at overholde reglen.

Hvis dit kontor er stort nok, kan du flytte dine arbejdsstationer fra hinanden. Drej arbejdsstationerne, så medarbejderne ikke møder hinanden ansigt til ansigt. Skillevægge og skærmvægge er en god løsning, hvor der er begrænset plads - du kan placere skærme både foran og på arbejdspladsens sider.

Hvis der er mange ansatte i et kontorområde, anbefales det at tildele, hvilke ugedage de ansatte skal møde ind på kontoret.

2. opDel det åbne kontorlandskab

Undgå sammenlægning af arbejdsstationer og afdelinger, men tilpas i stedet lokalet til grupper og mindre zoner. Aktivitetsbaserede kontorløsninger vil fortsat være en ønsket måde at arbejde på, hvor vi sidder sammen med dem, vi arbejder med omkring fælles projekter. Nu anbefales det  bare at  lave mindre zoner, hvor tre til fem kan sidde i god afstand.

3. SkaB rummelige og effektive mødezoner

Undgå brug af mødelokaler ved mere end fem deltagere, og forsøg at møblere mødezoner med høje ståborde for mere effektive møder. Alle bordplader og almindeligt udstyr i mødelokaler skal desinficeres efter brug, så sørg for, at indret det så simpelt som muligt.

4. Gå tilbage til faste pladser og eget udstyr

Det mobile kontor, hvor vi deler pladser, er ikke kompatibelt med de nuværende krav. Faste arbejdspladser skaber sikkerhed, gerne med skillevægge. Et sted, hvor medarbejderne har deres personlige zone og kan arbejde uden at føle risikoen for infektion. Det er også klogt at indføre clean in - clean out rutiner - det vil sige, at arbejdsstationen rengøres og desinficeres hver dag. En individuelt tilpasset arbejdsplads består ofte af en permanent installeret skærm og dens egne, tildelte tastaturer, mus og hovedtelefoner.

Det trygge og faste sikrer en god arbejdsgang for mange medarbejdere.

5. Lav trygge kaffezoner

Loungemiljøer, mødelokaler og zoner omkring kaffemaskinen skal være indrettet til at overholde afstandskravene. Udskift sofaer med stole og brug møbler, der er lette at flytte, helst med hjul. Derefter kan medarbejderne selv vælge, hvilken afstand de ønsker til andre.

I åbne kontorlandskaber er det lettere for bakterier og vira at sprede sig. Derfor er det vigtigt at tilpasse og designe kontorlokaler med fleksible løsninger.

6. Benyt materialer mod smitte

Vælg materialer med vaskbare overflader og tekstiler der er lette at rengøre. Der er mange nye materialer på markedet i dag, der er designet til rengøring og desinfektion uden at gå på kompromis med kvaliteten. Materialer, som du let kan desinficere, f.eks. Kunstlæder, laminat og finér.

7. Gør det enkelt at mødes digitalt

Vi rejser mindre og mødes mere digitalt. Vi interagerer mere online end nogensinde før. Det har givet os mindre skepsis og frygt for ny teknologi og øget digital modenhed i erhvervslivet. Flere løsninger og forbedringer til udstyr er kommet til for at øge den digitale brugervenlighed. Nu er det vigtigt at have  gode betingelserne for videomøder på arbejdspladsen. Store skærme, mødelokaler med afstand, funktionelle tekniske løsninger og gode akustiske lydforhold, hvilket gør det nemt at mødes på video.

8. Giv ansatte mulighed for at arbejde hjemme

Det anbefales stadig at bruge et hjemmekontor, hvor det er muligt, men myndighederne tillader virksomhederne at have deres folk tilbage på kontoret. Nogle kommuner har deres egne regler, der regulerer det. Husk at vise respekt for det faktum, at vi mennesker oplever situationen forskelligt og giver os muligheden for at arbejde hjemmefra. Tilbyd medarbejderne at bruge en kontorstol eller et skrivebord derhjemme, så de gode arbejdsforhold er så tæt som muligt på det vante kontor.

Formålet med myndighedernes tiltag er at reducere risikoen for smittespredning ved at reducere antallet af mennesker, der mødes og pendler kollektivt på samme tid. Løsningen for mange virksomheder er, at medarbejderne sidder delvist på hjemmekontoret, så der er mere plads til dem, der er på arbejdskontoret.

Flere undersøgelser viser, at mange arbejder mere effektivt hjemmefra. Vi får mere ro og balance mellem arbejde og privatliv. Med dagens muligheder for videokonferencer og cloud-løsninger er det ikke så vigtigt at være på kontoret hver dag - afhængigt af det job, vi udfører.

9. Tænk på trivsel og miljø

Mange af os trives, når vi har kollegaer omkring os og kan arbejde sammen på tværs af bordet. Derfor er det vigtigt, at fremtidens kontor ikke kun er indrettet for at forhindre smitte, men også værne om grunden til at møde ind på kontoret: de gode menneskelige møder, atmosfæren i frokostpausen, kreativiteten og de fysiske nuancer i kommunikationen. Sikkerhed og tryghed kommer først lige nu, men kultur og miljø er afgørende for at skabe resultater. Brug gode kanaler til at sikre samhørighed og opretholdelse af en god og uformel dialog, f.eks. intranet, skype, sociale medier eller andre platforme, hvor det er let at tale med kolleger om store og små ting.

10. Hold det rent!

Vi er alle med på i dagsordenen, og det handler meget om at holde både hænder og overflader rene. Måske kan alle ansatte have håndsprit på deres skrivebord? Og hvad hvis de vasker deres skrivebord, telefon og tastatur hver dag? Udluftning er også essensielt de steder det er muligt.

Skab en kultur et fælles ansvar for at holde det rent og ryddeligt - måske den vigtigste foranstaltning lige nu.