Design til hybridmøder

Pandemien ændrede mange ting – især vores mødekultur. Næsten fra den ene dag til den anden blev det helt normalt at deltage i fjernmøder. Teams, Zoom, Google Meet og en række andre digitale værktøjer blev pludselig standard. Vil vi altid arbejde på denne måde? På afstand? Slut med at pendle, brokke sig over kaffen eller gabe under morgenmødet?

Det er ikke sket. Da pandemien sluttede opdagede vi, at rygtet om en forestående kontordød var stærkt overdrevet. Nogle gange er vi nødt til at mødes ansigt til ansigt. Men måske ikke så ofte som før? Nogle dage er det bedre at arbejde hjemmefra.

Deraf opstod konceptet ”hybridmøde”.  Med andre ord møder, hvor nogle deltagere er fysisk sammen i et lokale, mens andre deltager via Teams eller en anden onlineløsning. Men hybridmøder har også udfordringer. Hvordan inddrager man fjerndeltagere? Hvordan bevarer man  en kreativ og konstruktiv samtale?

Mia Holmlund er ansvarlig for kontorsegmentet hos Kinnarps. Hun understreger at det vigtigste er at sikre, at alle deltagerne kan se hinanden.

”Det er vigtigt at sikre, at selv fjerndeltagere også kan få øjenkontakt.” Vi kommunikerer ikke kun med vores stemmer, men også med vores kropssprog, og derfor er det meget vigtigt, at alle deltagere kan se hinanden,” forklarer hun.

Her er en situation som alle, der har deltaget i et hybridmøde, uden tvivl kan genkende. En deltager placerer en laptop i den korte ende af bordet. Mens fjerndeltagere fremstår som kæmpe hoveder på en stor skærm, kan de kun se en lille flok hoveder langs et langt bord. Det er svært at finde ud af, hvem der siger hvad. Diskussioner involverer for det meste deltagere, der er fysisk til stede i lokalet – fjerndeltagere har svært ved at komme  ind i samtalen.

Vigtigheden af ​​den rigtige teknik

Men der er nogle få enkle tricks. Nina Rapp er Business Area Manager for ”Modern Work” hos Microsoft i Sverige. Det betyder, at hun er ansvarlig for Microsofts arbejdspladsløsninger, herunder Teams. Hun er enig i at inklusion af fjerndeltagere er et stort problem.

”Der skal gøres meget for at forbedre den hybride mødeoplevelse. Vi ved, at 43 procent af alle deltagere i hybridmøder ikke føler sig inkluderet,” fortæller hun.

Ifølge Nina Rapp er teknologi det vigtigste, som arbejdsgivere har brug for, til at sikre at hybridmøder fungerer! Selvom det lyder enkelt, overses det af alt for mange arbejdsgivere – hele 90 procent af mødelokalerne i den vestlige verden er ikke udstyret til moderne samarbejde.

”Hvis man ikke kan ses eller høres, er det meget svært at blive inkluderet. Vi taler meget om ”front row”­konceptet. Det handler om at placere fjerndeltagerne i front, så de er på samme niveau som alle i rummet og i øjenhøjde med dem på den anden side af skærmen. Så føler man faktisk, at man sidder rundt om et bord sammen – og undgår dermed følelsen af ’dem og os’.”

Indretning, der bidrager til bedre hybride møder

Hvad er næste skridt? Så længe teknologien virker, er hybridmøder så uden udfordringer? Nej. Indretningen i mødelokalet er lige så afgørende for at skabe et godt hybridmøde. Mia Holmlund fortæller, at noget så enkelt som bordets form betyder meget.

”En U­ eller V­formet bordplade er den bedste løsning. Det betyder, at de personer, der er tættest på kameraet sidder længst væk. Det gør det nemmere for fjerndeltagere at have øjenkontakt med dem, der sidder i mødelokalet, fortæller Mia Holmlund.

Hvad er næste skridt for at sikre, at indretningen er optimal til hybridmøder?

”Der er mange faktorer, som bør overvejes. F.eks. lyset – hvilke skygger det kaster på deltagerne ved bordet. Hvis lyset kommer bagfra, ses deltagerne næsten ikke. Og overveje hvilke slags loftslamper man har. Indbyggede lys i loftet er gode, de giver oftest tilstrækkelig generel belysning.”

Hun fortsætter:

”Og hvilke slags stole har I? Det er vigtigt at kunne bevæge sig lydløst omkring bordet for at minimere forstyrrelser under mødet. Stolene skal helst have hjul. God akustik i mødelokalet er vigtigt for mødet. Det kan opnås med vægmonteret lydabsorbering og polstrede møbler. Vær også opmærksom på væggene. De skal være så neutrale som muligt – vægge, der er for 'rodede', stjæler fokus.”

Nina Rapp fra Microsoft er enig i, at møbler og indretning spiller en stor rolle for vellykkede hybridmøder – møbler med den rette form og funktion kombineret med den rette teknologi er med til at sikre et godt møde for både fysiske og fjerndeltagere.

”Men så er der en anden udfordring. Selv med god teknologi og gennemtænkt indretning, skal man også anvende inkluderende arbejdsmetoder og måder at bruge værktøjerne på. Har man en optimal indretning og fuldt funktionel teknologi, så har man sat barren højere fra starten. Derefter er det tid til at diskutere, hvordan mødet gennemføres og hvilken mødekultur der er inkluderende. Vi må ikke glemme mennesket.”