Indretning til mødelokalet
Når man skal indrette et konference- eller mødelokale, er der flere ting, der er vigtige at tænke på for at få et indbydende, funktionelt og ergonomisk rum. Med nutidens måde at arbejde på er generelt set 50% af vores møder hybride eller digitale, og derfor spiller teknologien en stor rolle for, hvordan rummet skal udformes. Gennem analyse af behovet og omhyggelig planlægning kan man skabe inspirerende møderum, som understøtter virksomheden.
Begynd med at overveje, hvilken type møder rummet skal understøtte. Hvor mange skal man kunne opholde sig i rummet? Skal rummet fungere til længere møder eller kun kortere? For at holde mødedeltagerne engagerede skal rummet indrettes som en ergonomisk helhed, hvor man tager hensyn til alt fra møblering, farve, lys, luft, akustik, adgang til materialer og teknik. Man skal også bestemme, om det skal være muligt at kunne booke rummet eller ej.
Forskellige møder kræver forskellig indretning
Digitale og hybride møder. Hvis rummet skal kunne anvendes til digitale og hybride møder, skal udformningen og valget af møbler tilpasses til teknik og udstyr, så alle tydeligt kan blive set og hørt. Det er vigtigt, at alle, der skal bruge rummet, bliver oplært i, hvordan teknikken fungerer. Manglende viden herom er ofte årsagen til mislykkede hybride møder. Undgå dog sedler med beskrivelser, da det giver et rodet indtryk. Beskrivelserne bør i stedet være digitale direkte på skærmen.
Lukket eller åbent miljø. Det traditionelle møderum er udformet med fire vægge og en dør, der kan lukkes. Med smarte indretningsløsninger kan mødelokalet dog lige så godt udformes i et åbent miljø ved hjælp af afskærmende tekstiler, møbler eller skærme samt understøttende teknik. Det giver en større fleksibilitet på kontoret og mulighed for at forandre miljøerne.
Formelle, uformelle eller kreative møder. Tænk over, hvordan mødedeltagerne skal være og føle sig i rummet. Skal alle sidde ned, eller bør der være mulighed for at kunne stå op og bevæge sig rundt i rummet? Skal der være adgang til whiteboard, skriveredskaber eller andet materiale?
Lange møder. Ved længere møder er der behov for mødestole med høj komfort og mulighed for at kunne stå op under mødet. Vinduer, der lukker dagslys ind, er at foretrække, så der også er mulighed for at lukke frisk luft ind, når der er behov for det. På den måde kan alle holde koncentrationen oppe.
Fortrolighed. Skal rummet være tilpasset til diskussioner af fortrolig karakter og til gennemgang af fortroligt materiale? Dette er afgørende for, om rummet kræver løsninger til både indsyn og lydabsorbering såsom tekstiler og lydabsorberende elementer.
Fleksibilitet. Skal rummet bruges til forskellige formål og let kunne omdannes? Et hæve-/sænkebord til møder gør det nemt at skifte mellem at sidde ned og stå op. Stabelbare stole og sammenklappelige borde i større mødelokaler giver mulighed for at ændre rummet afhængigt af antal deltagere og behov. Mindre borde, der kan opstilles i forskellige formationer, er en fordel, hvis man skal indrette til hybride møder.
3 fleksible produkter til møderummet
Vælg det rigtige mødebord- og stol
Mødebord. Vælg mellem fast højde, hæve-/sænkefunktion eller sammenklappelig version alt efter behov. Overvej, hvordan rummet skal kunne anvendes og af hvor mange. Dette er afgørende for, hvordan bordet eller bordene skal placeres. Et stort bord passer ofte godt i midten af rummet, mens mindre borde eller sammenklappelige borde er ideelle at arrangere i små grupper, halvmåne- eller hesteskoopsætning. Det er vigtigt med stikkontakt i bordet. Tænk over, hvor mange der er brug for, og hvordan de skal placeres.
Mødestole. Når man skifter stilling, kan man holde koncentrationen i længere tid – vores krop er skabt til at bevæge sig. En mødestol med hjul eller drejefunktion gør det nemt at bevæge sig let uden at forstyrre mødet. Invester i en stol med høj komfort og tilpasningsmuligheder, så du kan indstille den efter din krop. Det er også vigtigt, at stolen og bordet passer sammen.
Ergonomi i mødelokalet
Akustik. For at skabe et godt lydmiljø er det ofte nødvendigt med lydabsorberende elementer i mødelokalet. Mindst 15% af vægfladerne bør have en eller anden form for lydabsorbering, og det er en fordel, hvis de er placeret i en vinkel mod hinanden. Husk på, at når lyd rammer en hård overflade, kastes den tilbage. Placer derfor ikke videoskærm og whiteboard overfor hinanden – eller planlæg indretningen, så du har tekstiler langs væggen, der kan trækkes for. Generelt set bidrager tekstiler til et godt lydmiljø i mødelokaler, f.eks. i form af polstrede møbler, lydabsorbering, tæpper eller gardiner. Men der må ikke blive for stille – alt med måde.
Lys. Vinduer i et møderum er altid at foretrække, fordi vi mennesker har det bedst, når vi har adgang til dagslys. Men det er også vigtigt at kunne styre lyset i rummet gennem persienner og lamper, der kan dæmpes. I forbindelse med videomøder er den grundlæggende regel at have cylindrisk lys, som kommer fra forskellige vinkler forfra, så man undgår skygger i ansigtet. Tænk også på, at behovet for lys i et mødelokale sjældent er konstant. Derfor er det en god idé at investere i belysning, som er programmeret til at slukke, når rummet ikke er i brug, da det reducerer elforbruget, og man spilder ikke energi.
Farver. Arbejd med ensfarvede materialer og en jordnær farveskala, det giver et roligt og harmonisk indtryk uden negative forstyrrelser. Tænk på, at mødedeltagerne bidrager med farve i form af deres tøj. Er det et rum, der skal bruges kreativt, til brainstorming eller innovative projekter, kan man med fordel tilføje gule nuancer, som fremmer energi.
Supplerende mødeindretning
Opbevaringsmodul. Er der kuglepenne, notesblokke og andet materiale til rådighed i rummet? Sørg for, at der er opbevaring, som det kan gemmes væk i. På den måde opleves rummet pænt og ryddeligt, når mødedeltagerne ankommer. Det kan også være en god idé at have en serveringsvogn på hjul, så der nemt kan rulles kaffe, te, vand, frugt eller andet, der skal bruges til mødedeltagerne, ind for at holde energien oppe!
Planter. Glem ikke planter i mødelokalet! De skaber et hyggeligt indtryk og bidrager til et godt lydmiljø. Det har også en positiv indvirkning på os mennesker, når vi omgiver os med naturlige elementer.
Bøjlestang. Tænk over, om mødedeltagerne har brug for at hænge overtøjet i rummet, eller om det sker et andet sted på kontoret.
Kontakt os!
Har I brug for hjælp til at planlægge og udforme jeres møderum? Vi har mange års erfaring og stor viden inden for udformning af forskellige typer konferencerum og mødelokaler, både i lukkede rum og åbne miljøer på kontoret. Vi hører gerne fra dig!
