Mødeområder på det moderne kontor

Hybride, digitale, fysiske, lange, korte, spontane, bookede, formelle og uformelle. På en arbejdsplads mødes mennesker på mange forskellige måder. Det moderne kontor skal understøtte nye måder at arbejde og mødes på ved at tilbyde forskellige typer mødemiljøer, der er designet til at fremme produktivitet, effektivitet og kreativitet.

Hvilken type møder har du (eller vil du gerne have)?

For at kunne udforme mødesteder, der virkelig passer til virksomheden, skal du begynde med at identificere, hvilken type møder I rent faktisk har, og hvad der er behov for til fremtidige møder. Tænk over, hvordan forskellige miljøer udnyttes, hvor store og hvor lange møder der afholdes, og hvilken fokusgrad der kræves – opfylder de arealer, I har i dag, jeres behov? Disse oplysninger er værdifulde i designprocessen og gør det nemmere at skabe skræddersyede mødemiljøer, der understøtter jeres måde at arbejde på. Ved bedre at forstå, hvordan medarbejdere og teams vil arbejde sammen, og hvilken type mødemiljøer der tilfører værdi, skaber I forudsætningerne for at optimere kontorarealet på den rigtige måde.

12,9 %

En omfattende undersøgelse fra National Bureau of Economic Research viser, at antallet af møder blandt kontoransatte er steget med 12,9 % efter pandemien. Den generelle mødelængde er reduceret med 20,1 %.

Optimer kontorarealet

Det traditionelle konferencerum skal suppleres med en række forskellige mødelokaler og mødeområder på det moderne kontor. Møder af mere uformel karakter kan med fordel finde sted i åbne områder, som opdeles med møbler med høj ryg, skærmvægge, rumdelende opbevaringsløsninger eller tekstiler – såkaldte rum-i-rum. Korte afstemningsmøder, kreative møder, projektmøder eller arbejdsmøder, som ikke berører fortrolige oplysninger, er eksempler på møder, som fungerer godt i et åbent miljø med den rigtige indretning og teknik.

Tal om steder i stedet for rum

At tale om "steder" i stedet for "rum" er en illustrativ måde at beskrive, hvordan kontorets mødesteder kan designes på en mere fleksibel måde for at understøtte nye arbejdsmåder. Når man møder på kontoret, er det desuden mere tiltalende at kunne se kollegerne, end at alle sidder isoleret i hver sit rum. De åbne områder giver også forskellige afdelinger i virksomheden mulighed for at interagere mere frit, hvilket kan bidrage til en mere inkluderende arbejdspladskultur. Det åbner også op for muligheden for at tilpasse miljøerne til hurtige forandringer i hverdagen.

3 ergonomiske faktorer der bør overvejes

AKUSTIK. Akustikken har betydning for deltagernes fokus og produktivitet. Hårde overflader som f.eks. bare vægge, glaspartier, skærme og skrivetavler, som ofte findes i mødelokaler, skaber et ubehageligt lydmiljø med høje lyde og ekko. Lydabsorbering og tekstiler skaber både en rar fornemmelse og bidrager til et godt lydmiljø.

FARVER. Vælg farve med mødetypen i tankerne – ikke ud fra personlig smag eller trends. Forskellige farver tilskynder og indbyder til forskellige typer aktiviteter. Gule nuancer tilskynder f.eks. til kreativitet, mens blå har en beroligende effekt. Mødemiljøerne skal være en harmonisk del af helheden på kontoret, men kan stadig have forskellige udtryk. Tænk over, hvilken følelse du vil skabe i det respektive mødemiljø.

LUFT OG VENTILATION. Et velfungerende klimaanlæg er alfa og omega, især i mindre rum uden vinduer, så man undgår, at deltagerne bliver døsige og trætte.

Image_round_modernakontoret3.png

Ved kreative møder og brainstorming er det vigtigt at kunne bevæge sig frit i miljøet for at holde energien og tempoet oppe. Højdejusterbare mødeborde er lette at tilpasse efter behov – et højere bord med taburetter gør, at deltagerne kan være mere aktive, stå op og deltage i samtalen.

Image_round_modernakontoret2.png

På det moderne kontor mødes du i stigende grad af en kombineret reception og arbejdslounge. Her blandes loungegrupper, projektborde og skriveborde i forskellige højder med en indbydende følelse af at sætte sig ned til en kop kaffe, catche up med en kollega eller arbejde for en kortere stund.

Image_round2.png

Møder, der helst skal holdes korte, foregår bedst i miljøer med f.eks. højere borde og taburetter, hvor deltagerne kan vælge mellem at sidde eller stå. Længere møder derimod kræver et miljø, der er indrettet med behagelige konferencestole.

Skab zoner med forskellig fokusgrad

Når man planlægger kontoret, er det vigtigt at tænke på, hvordan de forskellige miljøer placeres i forhold til hinanden. Miljøer til koncentrationskrævende arbejde skal f.eks. adskilles fra områder med meget bevægelse og interaktion mellem mennesker. Det er derfor en god start at inddele kontoret i forskellige zoner, f.eks. en aktiv zone, hvor der er liv og bevægelse, en zone til semifokus, hvor man kan arbejde fokuseret, men med mulighed for samtale mellem kolleger, og en zone til højt fokus, hvor man arbejder uforstyrret uden samtaler. På den måde skaber man forudsætningerne for, at alle kan udføre deres arbejdsopgaver i løbet af dagen på den bedst mulige måde.

"Hvordan mødesteder på kontoret skal udformes, afhænger af, hvilken type møde der skal afholdes, og hvilken fokusgrad der kræves. Dette bestemmer, om stedet skal være i et åbent eller lukket miljø samt i en aktiv zone, en zone til semifokus eller en zone til højt fokus."

Henrik Axell, arbejdspladsstrateg, Kinnarps

Teknologien skal gå hånd i hånd med indretningen

Med den rigtige teknologi øges mulighederne for, hvordan og hvor vi arbejder – også inden for kontorets fysiske lokaler. Behovet for teknologi spiller derfor en rolle for, hvordan mødeområderne på kontoret skal udformes. Er der behov for, at alle mødelokaler har mulighed for digital tilkobling uden for kontoret? Det kan f.eks. være tilkobling fra et satellitkontor, en hotelounge, en café, et tog eller hjemmefra. Eller passer det jer bedre med velfungerende mødeområder til digitale og hybride møder og lade andre arealer være optimerede til fysiske møder? Inden en kontorforandring er det vigtigt at tænke grundigt over, hvilke møder der fungerer godt som digitale eller hybride i virksomheden – og hvilke der bør være fysiske. Derudover skal man også gennemgå, hvilke mødesteder der skal kunne bookes.

Indret til spontane møder og social interaktion

Selvom den digitale kommunikation har gjort store fremskridt, er vigtigheden af det fysiske møde stadig afgørende for at fremme en stærk kultur, udvikle relationer og skabe engagement. Trods teknologiens udvikling er mennesket som udgangspunkt et flokdyr, der har behov for menneskelig kontakt. Når vi ses fysisk, kan vi aflæse hinandens kropssprog, føle tilknytning og empati på en måde, som er svært at gengive via video. Små ændringer i ansigtsudtrykket, tonen i vores stemme, måden, vi bevæger vores hænder på, og øjenkontakt forstærker det budskab, vi ønsker at få frem.

Hver dag finder der spontane møder sted på arbejdspladser. Kollegaer mødes på gangene og ved kaffeautomaten eller stopper op ved hinandens arbejdspladser for at stille spørgsmål og udveksle idéer. Disse spontane møder er ikke bare vigtige for relationerne mellem medarbejderne, men styrker også samarbejde og problemløsning. Gør det nemt for medarbejderne at stoppe op og få en snak ved at have åbne, bekvemme og indbydende sidde- eller ståpladser på udvalgte steder i kontorlokalet. Tænk over, hvordan jeres organisation vil tilskynde folk til at mødes, og lad det derefter afspejle sig i jeres indretning.

18 %

I en undersøgelse svarede 5.000 kontoransatte på, hvilken slags møder de tror, man vil se på kontoret i fremtiden. Den estimerede fordeling viser, at spontane møder udgør hele 18 % af alle møder. Resultatet er et vigtigt aspekt at have i tankerne, når man udformer fremtidens kontor.

  

Vi ser, at inspirerende og funktionelle mødesteder giver plads til mere kreative og effektive møder. Det, vi sigter mod, er miljøer, der er så bekvemme, intuitive og imødekommende, at de både giver større fokus og mere trivsel til mødet. Miljøer, der er så godt planlagt og funktionelle, at deltagerne kan fokusere på deres egne kreative processer og samarbejde på den bedst mulige måde.

Har du brug for hjælp til at udforme jeres kontormiljøer? Måske er det tid til nye, spændende mødesteder – udover de traditionelle konferencerum?

Kontakt os!

Kilder

https://www.nber.org/papers/w27612
Kinnarps (2020-2022). Next Office® Insight onlineundersøgelse.

Relaterede produkter

Tulio

Tulio

71 Farver & Materialer | 12 Varianter

Siro

Siro

278 Farver & Materialer | 7 Varianter

Koy

Koy

324 Farver & Materialer | 2 Varianter

Nexus

Nexus

34 Farver & Materialer | 17 Varianter

Hal

Hal

Fields

Fields

299 Farver & Materialer | 23 Varianter

Vagabond

Vagabond

Oberon

Oberon

38 Farver & Materialer | 11 Varianter

Motus

Motus

Hal

Hal

Vibe

Vibe

Vibe Gulvskærm

144 Farver & Materialer | 110 Varianter

Fields

Fields

299 Farver & Materialer | 23 Varianter

Cone

Cone

Oberon

Oberon

38 Farver & Materialer | 11 Varianter

Vibe

Vibe

Vibe Focus Bordskærm

144 Farver & Materialer | 41 Varianter

Fields

Fields

299 Farver & Materialer | 23 Varianter

Monroe

Monroe

315 Farver & Materialer | 8 Varianter

Vibe

Vibe

Vibe Gulvskærm

144 Farver & Materialer | 110 Varianter

Motus

Motus

Vibe

Vibe

Vibe Gulvskærm

144 Farver & Materialer | 110 Varianter

Fields

Fields

299 Farver & Materialer | 3 Varianter

Fendo

Fendo

Fields

Fields

299 Farver & Materialer | 23 Varianter

Mr T

Mr T

Neo barstol

Neo barstol

Serie P

Serie P

17 Farver & Materialer | 42 Varianter

Fields

Fields

299 Farver & Materialer | 23 Varianter