Case: Den Tekniske Driftsafdeling - Mörbylånga Kommune

Et nyt fællesskab

Medarbejderne i Mörbylånga Kommunes tekniske driftsafdeling var i lang tid spredt på seks forskellige adresser. Beslutningen om at samle alt under ét tag blev udgangspunktet for en stor forandringsrejse. Med støtte fra Kinnarps' Next Office® arbejdspladsanalyse fik kommunen hjælp til at identificere og analysere deres behov – og til at forme et arbejdsmiljø, der understøtter en helt ny måde at arbejde på.

Fra faste til fleksible arbejdspladser

Tidligere havde hver medarbejder sit eget, personlige skrivebord. I stedet har det nye kontor introduceret en aktivitetsbaseret arbejdsmetode, hvor medarbejderne vælger et sted baseret på deres opgave og behov. Det betyder en variation af miljøer, der bruges til forskellige typer arbejde – fra fokuserede individuelle opgaver til uformelle møder og samarbejde. Ændringen krævede nye rutiner og en fælles tilgang, men har også åbnet op for mere fleksibilitet, udveksling og fællesskab i hverdagen.

Styrket fællesskab og produktivitet

Resultatet blev et kontor, der styrker både produktivitet og sammenhængskraft i organisationen. I dag finder samtaler og samarbejder sted, som tidligere ikke fandt sted, da afdelingerne var adskilte. Nærheden til kolleger gør det nemt at stille hurtige spørgsmål, og det har samtidig skabt en hverdag, hvor erfaringer og ideer deles mere spontant. Variationen af ​​miljøer betyder også, at alle kan vælge det sted, der bedst understøtter deres arbejdsopgaver.

Niclas Beermann, leder af forretningsområdet teknologi i Mörbylånga Kommune, beskriver det som en palet af forbedringer – fra øget produktivitet til større velvære:

"Miljøerne føles nye og tiltalende, og der er en helt anden mulighed for fællesskab og samarbejde. Jeg ser møder hver dag, som ikke kunne have fundet sted før forandringen. Man har fået en følelse af tilhørsforhold og en mulighed for at danne nye venskaber," siger han.

Arbejdspladsanalysen skabte de rette betingelser

Det var under et inspirerende foredrag hos Kinnarps i Kalmar, at Mörbylånga Kommune indså vigtigheden af ​​at starte med et solidt forberedende arbejde. De valgte derfor at bruge Kinnarps’ arbejdspladsanalyse Next Office® – et værktøj, der giver en dyb forståelse af virksomhedens behov og arbejdsmetoder. Henrik Axell, arbejdspladsstrateg hos Kinnarps, var en af ​​dem, der ledte processen.

– Gennem Next Office® fik ledelsen støtte til at formulere og præcisere virksomhedens vision og mål. Medarbejderne blev derefter involveret gennem workshops, foredrag og undersøgelser på en struktureret og gennemtænkt måde for at kortlægge behov og skabe deltagelse, siger han.

Et faktabaseret grundlag for indretningen

Analysen resulterede i en områdeplan og et omfattende beslutningsgrundlag baseret på fakta og indsigter fra både ledelse og medarbejdere. Resultaterne viste, hvordan rummene bedst kunne indrettes, og hvilke typer miljøer der var nødvendige for at understøtte den nye aktivitetsbaserede arbejdsmetode. Dette dannede grundlaget for det næste skridt – at tegne og designe den endelige indretningsløsning.

Resultaterne af analysen blev præsenteret på et fællesmøde med deltagelse af både ledere og medarbejdere. Niclas Beermann mener, at det var et vigtigt skridt, der skabte forståelse og engagement gennem hele processen:

"Vi fik et klart billede af, hvad vi kunne forvente, og hvordan miljøerne kunne se ud. Det skabte tryghed og gjorde, at medarbejderne følte sig forberedte på forandringen," siger han.

En vellykket proces

I dag er medarbejderne taknemmelige for deres nye arbejdsmiljøer, men i projektets opstartsfase blev der rejst spørgsmål og en vis skepsis i organisationen. En naturlig reaktion på den store forandring. Niclas Beermann understreger derfor vigtigheden af ​​at respektere forandringen.

"Selv hvis man som leder har et klart og positivt billede af projektets vision og mål, skal man minde sig selv om, at ikke alle deler det, måske," forklarer han.

Han mener, at arbejdspladsanalysen spillede en afgørende rolle i projektets succes:

"Analysen gav mig en helt anden mulighed for at lytte til medarbejderne på en struktureret måde. Da alle kunne deltage i processen, følte de en større ejerskabsfølelse, og jeg fik medarbejderne involveret i forandringen."