Case: Kontract

Høje karakterer for nye måder at arbejde og mødes på

Visionen om at blive branchens mest attraktive arbejdsplads og mødested forpligter. Da IT-konsulentvirksomheden Kontract skulle flytte, benyttede de sig af Kinnarps’ arbejdspladsanalyse Next Office® til at foretage en grundig gennemgang af behov og muligheder.

De gamle lokaler begyndte at blive for små til den voksende IT-virksomhed, men frem for alt manglede der vigtige funktioner. "Vi havde en meget traditionel møblering, som ikke passede til vores virksomhed med konsulenter, som er meget ude af huset på kundebesøg. Belægningen på kontoret varierer meget, og det gamle kontor matchede ikke vores behov for fleksible løsninger," siger Lotta Grundin, som var Kontracts projektleder i forbindelse med flytningen.

Ud over at manglerne på det gamle kontor skabte udfordringer i forhold til effektivitet og arbejdsglæde, opstod der også spørgsmål om, hvordan faktorer som fællesskab, samarbejde og vidensdeling i organisationen blev påvirket. "Vores kontor skal både være en effektiv arbejdsplads og et attraktivt mødested, som giver vores medarbejdere en tydelig merværdi. Det skal tilbyde arealer til forskellige aktiviteter, men også bidrage til at skabe tilhørsforhold og generere energi," siger hun. Nogle af disse problemer var ledelsen begyndt at drøfte, men man indså også, at en vellykket forandring ville kræve, at man formulerede et helhedssyn på både den nuværende situation og vejen frem. "Det var i den fase, vi hørte om Kinnarps’ arbejdspladsanalyse Next Office® og indså, at det var præcis, hvad vi havde brug for," siger Lotta Grundin. 

Gennem forelæsninger, workshops og en onlineundersøgelse registrerede Kinnarps medarbejdernes behov og identificerede organisationens arbejdsmønstre. Der blev foretaget en analyse af den aktuelle situation på kontoret på baggrund af faktorer som produktivitet og kreativitet, samarbejde, sundhed og velvære samt akustik, lys og indeklima. Dertil kom støtte til forandringsprocessen og planlægning af kontorets arealer.

Projektet har nu resulteret i et virksomhedstilpasset miljø, hvor personalet kan vælge arbejdsplads ud fra den arbejdsopgave, aktivitet eller sindsstemning, de har den pågældende dag, f.eks. med tydelige zoner til lav-, mellem- og højfokus. Der findes også mere underholdende og lystbetonede indslag såsom en frokoststue med skøn caféfornemmelse, en receptionslounge, der byder medarbejdere og kunder velkommen – og et område med bordtennisborde til dem, der har brug for at koble af med noget andet.

"En af de største fordele ved det nye kontor er vores drop-in-rum. De bruges flittigt, fordi vi har flere og flere distancemøder. Og selvfølgelig frokoststuen, som er hjertet på kontoret, og et levende sted, hvor vi blandt andet mødes til morgenmad og frokost," siger Lotta Grundin.

Den vision, der med Kinnarps’ hjælp blev udarbejdet i løbet af processen, fastslår, at Kontract skal være:
IT-branchens og Örebros mest attraktive arbejds- og mødested, hvor mennesker har det godt, bliver inspireret og udvikler sig for at opnå succes og størst mulig fremgang.

Det var også det, som indretningsarkitekt Marie Oscarsson fra Mom Designstudio fokuserede på, da hun anvendte Kinnarps' og Kontracts analyse til at sammensætte den konkrete indretning. "Ud over de faktiske funktioner og produkter har vi arbejdet med at løfte identitet og varemærke. Målet er, at miljøet ikke kun skal være en årsag til, at man kommer på kontoret, men at det også skal afspejle Kontracts kerneværdier, vision og målsætning," siger hun og fortsætter: "Vi har f.eks. lagt stor vægt på, at farvesammensætningen skaber en helhed. Ved at holde en gennemgående tone er det også nemmere at ændre indretningen, f.eks. når virksomheden vokser, og på den måde opnå en mere bæredygtig løsning på sigt."

Rejsen fra et traditionelt kontor til et fleksibelt, aktivitetsbaseret kontor må alligevel have været forbundet med udfordringer? Lotta Grundin svarer lynhurtigt på spørgsmålet. "Nej, det har faktisk været utroligt smidigt og enkelt. Det skyldes dels, at vores medarbejdere er ret vant til at arbejde sådan her, selvom det gamle kontor ikke støttede dem i den måde at arbejde på, dels at vi med Kinnarps’ hjælp udførte arbejdet helt fra bunden. Vi har også stor nytte af vores såkaldte spilbog, hvor vi ud fra vores arbejdspladsanalyse har samlet regler, praktiske oplysninger og forklaringer på, hvordan vores nye arbejdsplads skal fungere bedst muligt."

Det, som Lotta Grundin siger, bekræftes af den evaluering, som Kinnarps gennemførte cirka et halvt år efter, at Kontract flyttede ind i det nye kontor. Henrik Axell, der er ansvarlig arbejdspladsstrateg hos Kinnarps, fortæller, at inden for område efter område – såsom samarbejde, effektivitet, kreativitet og velvære – er medarbejdernes karakterer i forhold til kontoret og den nye måde at arbejde på steget markant. På en skala fra 1-10 er der sammenlagt tale om, at karakterbedømmelsen er steget fra cirka fem til næsten ni.

"Det understreger, hvor afgørende en arbejdspladsanalyse er, når man står over for at skulle ændre sit kontor. Ved at basere det, vi gør, på grundig kortlægning og viden kan vi skabe skræddersyede løsninger, som indebærer, at indretningen bliver en langsigtet bæredygtig investering," siger Henrik Axell.