Case: Elgiganten

En forandringsrejse med stor betydning

Antallet af medarbejdere voksede og fremtvang midlertidige kontorløsninger, som hæmmede både effektiviteten og arbejdsglæden. For at løse situationen benyttede Elgiganten Logistik sig af Kinnarps’ arbejdspladsanalyse Next Office®. "Den grundige gennemgang af behov og muligheder var nøglen til hele vores forandringsrejse," fortæller teknisk chef Andreas Alm.

Hos Elgiganten Logistik i Jönköping arbejdede medarbejderne tidligere i flere lokaler, nogle steder var der trangt, andre steder var indretningen sparsom, vigtige funktioner manglede og hverken de formelle eller uformelle mødesteder fungerede som ønsket. "Det var ikke en tilfredsstillende situation, arbejdsmiljøet var ikke rart – det var snarere en forhindring end en støtte for vores medarbejdere. Samtidig oplevede vi at lokalerne havde potentiale, men at vi havde brug for hjælp til at udnytte det," fortæller Andreas Alm.

Miljøet var typisk planlagt med små individuelle kontorrum kombineret med åbne kontorløsninger, ledelsesgrupper placeret langt fra de øvrige medarebjdere og konferencerum, der ikke passede til nutidens måder at arbejde og mødes på. "Effektiviteten, kreativiteten og arbejdsglæden blev hæmmet, men vi så også, at fællesskab, samarbejde og vidensudveksling på tværs af afdelinger gik tabt. Fra et HR-perspektiv er det vigtigt, at vi er en attraktiv arbejdsgiver for at rekruttere og fastholde medarbejdere, og arbejdsmiljøet er en afgørende faktor for at vores medarbejdere trives og har det godt," fortæller Elgiganten Logistiks HR-chef Marie-Louise Gotmark.

Selvom indsigten fandtes havde virksomheden brug for vejledning til at komme videre. Ikke mindst forstod man at arbejdet skulle gøres fra bunden. Andreas Alm hørte om Next Office®, Kinnarps’ arbejdspladsanalyse til udvikling af virksomhedstilpassede arbejdsmiljøer. Metoden indebærer, at man kortlægger og analyserer virksomhedens behov og arbejdsmønstre, involverer ledelsen og medarbejderne i forandringsprocessen og på det vidensgrundlag skaber langsigtede, bæredygtige arbejdsmiljøer.

Fra arbejdspladsanalyse til opfølgning

Analysen blev indledt allerede i foråret 2020 med at Kinnarps’ arbejdspladsstrateger vejledte ledelsen i arbejdet med vision, mål og rammer for projektet. Arbejdet fortsatte med at kortlægge behov og vaner. Kinnarps involverede medarbejderne gennem flere foredrag, workshops og en onlineundersøgelse. På den måde identificerede man organisationens arbejdsmønstre, udtænkte idéer, udfordringer og muligheder og fik hele teamet til at arbejde i samme retning.

Kinnarps foretog en analyse af den aktuelle situation på kontoret på baggrund af faktorer som produktivitet og kreativitet, samarbejde, sundhed og velvære samt akustik, lys og indeklima. Resultaterne blev samlet og præsenteret for Elgiganten i en slutrapport i sommeren 2020. "Resultatet var bekymrende og vi blev styrket i vores overbevisning om at satsningen var rigtig og nødvendig. Analysen gav også vigtig indsigt i hvad medarbejderne manglede og hvilke funktioner vi skulle styrke," fortæller Marie-Louise Gotmark.

I efteråret 2020 blev næste fase indledt, hvor Kinnarps’ indretningskonsulenter fik til opgave at udvikle et designkoncept og en indretningsløsning ud fra slutrapportens resultater og ledelsens vision, mål og rammer. I 2021 blev lokalerne ombygget, inden det var tid til Kinnarps implementering af løsningen i foråret 2022, for til sidst at foretage en opfølgning for at analysere resultatet af ændringen.

Sjovere at tage på kontoret

Medarbejderne hos Elgiganten Logistik har mulighed for at arbejde hjemmefra to dage om ugen, og forventes at arbejde på kontoret tre dage om ugen. Andreas Alm mener ikke, at de rammer ville have fungeret i det gamle kontor med personlige arbejdspladser. I det nye virksomhedstilpassede miljø er kontoret inddelt i tre områder, der er beregnet til forskellige niveauer af fokuseret arbejde. I området til højt fokus arbejder man helt uforstyrret i lydisolerede rum. Ved arbejde, der kræver middelfokus, sidder medarbejderne i miljøer, der er lidt afskærmede, men ikke helt stille og isolerede. I det aktive område, f.eks. loungen, får man positiv energi af samtaler og andre omgivende lyde.

Dobbelt så stor betydning

Den positive forandring ses også i den opfølgningsanalyse, der blev gennemført med hjælp fra Kinnarps, efter at det nye kontor havde været i brug i cirka et halvt år. Medarbejdernes vurdering af kontoret og den nye måde at arbejde på er taget til nye højder. Vurderingen af, hvor godt miljøet understøtter fokuseret og kreativt arbejde, er næsten fordoblet – og tilfredsheden med, hvordan samarbejdet mellem afdelingerne fungerer, er steget med mere end 100 procent!

"Resultatet fra opfølgningen understreger, hvor afgørende en arbejdspladsanalyse er, når man står over for at skulle ændre sit kontor. Ved at basere det, vi gør, på grundig kortlægning og viden kan vi skabe skræddersyede løsninger, der understøtter virksomhedens faktiske behov og er en investering, der holder over tid," fortæller Henrik Axell, konceptansvarlig for Kinnarps Next Office® i Sverige.